Biểu đồ xương cá – Công cụ hữu hiệu giúp quản lý chất lượng hiệu quả

Từ lâu, các sản phẩm của Nhật Bản luôn nổi tiếng nhờ chất lượng do được sản xuất bằng công nghệ vượt bậc. Nhưng có mấy ai biết rằng để đạt được chất lượng vượt trội này, người Nhật đã phải trải qua rất nhiều tiến trình nâng cao vài cải tiến chất lượng từ những thất bại trước đó. Và biểu đồ xương cá là một trong những công cụ giúp đưa ra nguyên nhân – kết quả hữu ích nhất được nhiều người Nhật sử dụng.

Bạn đã biết biểu đồ xương cá là gì chưa?

bieu-do-xuong-ca-1

Biểu đồ xương cá do giáo sư Kaoru Ishikawa sáng chế là một công cụ kiểm soát chất lượng cơ bản được lặp ra với mục đích tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp để đảm bảo và nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Sau khi thu thập được có số liệu, thông tin cần thiết để lập sơ đồ, người ta sẽ tiến hành vẽ sơ đồ xương cá để xác định nguyên nhân – kết quả theo các bước sau:

Bước 1: Xác định vấn đề, khó khăn đang gặp phải.

Bước 2: Đưa ra nguyên nhân khiến vấn đề xuất hiện.

Bước 3: là xác định nguyên nhân chính và nguyên nhân phụ. Ở đây ta có thể sử dụng cách sau để nhận thấy nguyên nhân chính và phụ của vấn đề.

+ Cách 1: Đưa ra đa dạng các nguyên nhân của vấn đề, sau đó sắp xếp lại và đưa tất cả các nguyên nhân phụ vào thành 1 nguyên nhân chính.

+ Cách 2: Sử dụng 5W (What: vấn đề gì, Who: những ai liên quan, When: xảy ra khi nào, Where: Xảy ra ở đâu, Why: Tại sao xảy ra) và 1H (How: xảy ra như thế nào) để đưa ra nguyên nhân chính và phụ. Sau đó tiếp tục đưa ra những nguyên nhân cụ thể và trực tiếp hơn gây ra nguyên nhân chính của vấn đề.

Mỗi biểu đồ xương cá sẽ có rất nhiều nhánh con vì càng nhiều nhánh thì nguyên nhân gây ra vấn đề sẽ cụ thể và rõ ràng hơn. Cũng chính vì vậy mà biểu đồ xương cá cần phải có sự giúp đỡ của nhiều người để tìm ra vấn đề và đưa ra phương pháp giải quyết cụ thể hơn.

Bước 4: Xây dựng một biểu đồ xương cá và nối các nguyên nhân hình thành vấn đề lại với nhau.

Lợi ích khi sử dụng biểu đồ xương cá

bieu-do-xuong-ca-2

Mỗi khi có vấn đề xảy ra, người Nhật lại sử dụng biểu đồ xương cá vì nó sẽ giúp người lãnh đạo hình dung được đầy đủ nguyên nhân của vấn đề, giúp cho việc xác định nguyên nhân nhanh chóng một cách có thứ tự và hiệu quả hơn. Từ đó có thể đưa ra hướng giải pháp cụ thể và chính xác nhất cho từng nguyên nhân một. Hơn nữa, cách sử dụng biểu đồ xương cá không hề phức tạp, vì vậy những người không được đào tạo về thống kê cũng có thể sử dụng được.

Hiện nay, do khả năng tìm thấy nguyên nhân từ gốc đến ngọn của vấn đề mà biểu đồ xương cá thường được sử dụng khi làm việc nhóm để tìm ra được nhiều nguyên nhân và giải pháp hơn. Bên cạnh đó, biểu đồ xương cá còn được dùng để giải quyết các vấn đề liên quan đến việc cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.