Một Số Thủ Thuật Hay Trong Tin Học Văn Phòng

Hiện nay, Microsoft đã ngày càng hoàn thiện hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng để công việc tiế triển nhanh chóng và hoàn thiện hơn thì bạn nên tìm hiểu và nắm rõ thủ thuật tin học văn phòng đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook và PowerPoint.

Lợi ích khi nắm rõ các thủ thuật tin phòng

mot-so-thu-thuat-hay-trong-tin-hoc-van-phong-1

– Văn phòng:

Các thủ thuật tin học được sử dụng rất phổ biến vì giúp cho nhận viên thực hiện công việc chuyên môn nhanh chóng hơn, nâng cao năng suất công việc. Bên cạnh đó, tin học văn phòng còn có vai trò trong việc quản lý nhân sự, hàng hóa, danh sách khách hàng và những hoạt động giao dịch tài chính khác.

– Trường học:

Thủ thuật trong tin học văn phòng còn được sử dụng tại trường lớp. Giúp cho nhà trường có thể lưu giữ mọi thông tin về học sinh, sinh viên, giáo viên như: quê quán, kết quả học tập…và tạo lập ra những giấy tờ phù hợp mỗi khi có nhu cầu.

– Ngân hàng:

Trong ngân hàng, ứng dụng của tin học trở thành một công cụ giúp quản lý hồ sơ khách hàng, số liệu và những vấn đề mang tính bảo mật khác.

– Cơ quan quân sự:

Tin học văn phòng giúp cho việc lưu giữ hồ sơ tội phạm được đầy đủ và chi tiết nhất. Hơn nữa còn giúp quản lý những vấn đề liên quan đến số liệu, sự kiện quan trọng khác.

Hướng dẫn một số thủ thuật tin học văn phòng

mot-so-thu-thuat-hay-trong-tin-hoc-van-phong-2

– Chèn âm thanh vào Word

Có lẽ bạn nghĩ chỉ có power point mới có thể chèn âm thanh vào, nhưng thật ra ta cũng có thể chèn âm thanh vào word theo những bước sau:

Bước 1: Chọn menu Insert -> click Object

Bước 2: Chọn tiếp Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file. Trong phần tùy chọn có 3 lựa chọn:

+ Link To File: liên kết với file theo đường dẫn.

+ Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin.

+ Float Over Text: xuất hiện cùng với text.

– Bảo vệ nội dung word

Sau khi soạn thảo xong, bạn có thể bảo vệ không cho người khác sửa đổi hay xem bằng cách sau đây:

Bước 1: Mở văn bản, click menu Tools -> chọn Protect document. Ở cửa sổ hiện ra ba lựa chọn ứng với ba cấp bảo vệ từ thấp đến cao.

+ Tracked Changes: dùng để muốn lưu lại những gì khi chỉnh sửa. Word sẽ đánh dấu những đoạn chỉnh sửa bằng màu đỏ.

+ Comments: dùng khi không muốn người xem xóa hoặc sửa nội dung nhưng người xem vẫn có thể sao chép được nội dung văn bản.

+ Form: để bảo vệ tuyệt đối nội dung văn bản, khi đó Word sẽ khóa tất cả các chức năng sửa đổi sao chép, lúc đó văn bản sẽ như một file pdf.

Bước 2: Sau khi chọn xong cấp độ bảo vệ, nhập password vào ô trống bên dưới rồi click OK.

– Ngăn không cho mở file

Ở hình thức bảo vệ trên, người xem vẫn có thể mở nhưng không chỉnh sửa được file. Còn ở với thủ thuật này chúng ta sẽ đặt password để ngăn chặn việc mở file.

Bước 1: Mở văn bản, chọn menu Tool -> click Options -> chọn Security.

Bước 2: Nhập password vào ô Password to Open -> click OK rồi lưu file.