Những Điều Bạn Cần Biết Để Sử Dụng Thành Thạo PowerPoint

Powerpoint chính là công cụ hữu ích dùng cho việc thuyết trình hay giảng dạy. Các slide của PowerPoint có thể là văn bản, các điểm dữ liệu, các biểu đồ, bảng biểu, ảnh và video cũng như các hiệu ứng về âm thanh…giúp cho bài thuyết trình của bạn trở nên bắt mắt và hấp dẫn hơn hẳn. Tuy Microsoft ngày càng cập nhật những phiên bản mới cho PowerPoint nhưng chỉ cần sử dụng những mẹo sau là bạn có thể nhanh chóng tạo ra một bài thuyết trình hoàn hảo về nội dung và cả hình thức.

Các hiệu ứng về âm thanh

nhung-dieu-ban-can-biet-de-su-thanh-thao-powerpoint-1

Bài thuyết trình của bạn sẽ hào hứng và thu hút hơn biết bao khi có những hiệu ứng âm thanh sinh động, nhất tiếng vỗ tay cổ vụ thành công cho bạn. Cách thực hiện rất dễ dàng qua các bước sau:

– Trên panel có chứa các tab Outline và Slides, bạn click tab Slides.

– Click vào slide mà bạn muốn bổ sung thêm âm thanh vỗ tay.

– Vào tab Insert, click Media Clips, kích mũi tên trong Sound.

– Click Sound từ File, tìm đến thư mục có chứa file, sau đó click đúp vào file mà bạn muốn bổ sung.

– Click Sound từ Clip Organizer, tìm đến clip mà bạn muốn bổ sung trong panel Clip Art task, sau đó click vào clip đó để bổ sung vào slide.

Chèn biểu đồ hoặc đồ thị vào slide

Thông thường đối với các slide về thuyết trình kinh doanh, người thuyết trình thường có những mô hình và số liệu cụ thể để tăng thêm tình thuyết phục. Muốn chèn đồ thị vào slide bạn có thể làm theo những cách sau:

– Trong slide, click vào chỗ mà bạn muốn xuất hiện biểu đồ hoặc mô hình.

– Trong Tab Insert, chọn nhóm Illustrations, click Chart.

– Trong hộp thoại Insert Chart,  click vào biểu đồ rồi chọn OK.

Lưu ý:

– Sau khi bạn cập nhật trang bảng tính, các biểu đồ trong PowerPoint sẽ tự động cập nhật dữ liệu mới.

Cài mật khẩu cho bài thuyết trình

nhung-dieu-ban-can-biet-de-su-thanh-thao-powerpoint-2

Để tăng thêm tính bảo mật, bạn có thể mã hóa file và thiết lập một mật khẩu mà chỉ duy nhất bạn có thể mở. Muốn làm được điều này mời bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây:

– Click nút Microsoft Office, trỏ đến Prepare, sau đó click Encrypt Document.

– Trong hộp thoại Encrypt Document, chọn Password rồi đánh vào đó một mật khẩu và click OK.

– Trong hộp thoại Confirm Password, chọn Reenter password, đánh vào đó mật khẩu của bạn lần nữa sau đó click OK.

– Để lưu mật khẩu, hãy lưu file.

Các shortcut bàn phím quan trọng khi bạn đang thuyết trình

– Khởi chạy trình diễn: F-5

– Vào số slide: số + enter

– Stop hoặc restart: S

– Kết thúc: ESC hoặc HYPEN

– Xóa một chú thích: E

– Vào slide kế tiếp nếu slide kế tiếp bị ẩn: H

– Trở về slide đầu tiên: 1+ENTER