Những lỗi thường gặp khi chuyển văn phòng và cách khắc phục

Chuyển văn phòng là một trong những việc doanh nghiệp thường cân nhắc sau một thời gian kinh doanh, khi mà văn phòng hiện tại không đủ sức chứa. Tuy nhiên, việc chuyển văn phòng vào lần đầu tiên, doanh nghiệp bạn sẽ khó tránh những lỗi cơ bản khiến việc vận chuyển bị gián đoạn. Bài viết dưới đây xin rút kết những lỗi thường gặp khi chuyển văn phòng

Top 5 lỗi thường gặp khi chuyển văn phòng

nhung-loi-khi-chuyen-van-phong

Những lỗi khi chuyển văn phòng

  1. Dự trù chi phí không chính xác, thích hợp

Chi phí luôn là thứ khiến chúng ta nhức đầu, đặc biệt trong việc chuyển văn phòng. Chi phí bao gồm: chi phí cho đồ vật vận chuyển (kéo, băng keo, hồ,…), chi phí thuê phương tiện, chi phí nhân công,… Việc không hoạch định rõ ràng sẽ khiến bạn bị mất tiền “oan”, chi ra những khoản tiền không đáng.

Khắc phục: Việc thuê một công ty vận chuyển trọn gói đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi chuyển văn phòng. Ngoài số tiền bỏ ra ban đầu, bạn sẽ không cần chi ra thêm bất kì khoản gì. Để được mức giá tốt, bạn có thể tham khảo và tìm hiểu, chọn ra dịch vụ chuyển nhà phù hợp với mình.

  1. Tính toán sai thời gian

Việc chuyển văn phòng thường mất khoảng 2-3 ngày để bạn có thể vận chuyển cũng như dọn dẹp, sắp xếp ở văn phòng mới. Đối với những doanh nghiệp lần đầu thực hiện chuyển văn phòng, thời gian vận chuyển sẽ lớn hơn thời gian dự tính, khiến mọi việc bị đẩy lùi gây mất thời gian

Khắc phục: Dưới đây là một số cách bạn có thể tham khảo đến tránh mất thời gian:

  • Xác định quảng đường và thời gian di chuyển đến văn phòng mới
  • Thông báo ngày giờ vận chuyển đến nhân viên trước một ngày, tránh trường hợp đi trễ, đi sai giờ
  • Lên kế hoạch cụ thể từng khung giờ để xác định đúng việc cần làm
  • Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ để có thể dùng ngay khi cần.
  1. Sắp xếp đồ đạc, thiết bị không khoa học

loi-khi-sap-xep-do-dac

Lỗi khi sắp xếp đồ đạc

Khi không có kinh nghiệm chuyển văn phòng, việc đổ vỡ luôn có thể xảy ra. Ngoài ra, việc thất lạc đồ trong quá trình vận chuyển, đặc biệt đối với những giấy tờ, tài liệu quan trọng, cũng khiến bạn lo lắng. Nguyên do của những việc này là do bạn chưa hệ thống và lên kế hoạch cho những vật dụng thiết bị cần chuyển.

Khắc phục: Bạn cần làm danh sách những vật dụng cần chuyển theo 3 mục: rất quan trọng, quan trọng, kém quan trọng. Như vậy, bạn có hệ thống được vật dụng nào là quan trọng nhất để tránh thất lạc.

  1. Thiếu và phân bổ nhân lực không phù hợp

Việc không dự trù tốt số lượng nhân viên vận chuyển sẽ khiến việc chuyển văn phòng bị chậm trễ. Nếu dự trù thiếu sẽ làm nhân viên làm việc quá tải, bị kiệt sức. Nếu dự trù đủ nhưng không phân bổ hợp lý thì cũng gây khó khăn khi chuyển văn phòng.

Khắc phục: Doanh nghiệp bạn phải tìm ra người có kinh nghiệm lập kế hoạch để hoạch định mỗi việc khi chuyển văn phòng. Bảng kế hoạch phải được lên chi tiết, số lượng người, công việc cụ thể của từng người.

Chúc doanh nghiệp bạn có buổi chuyển văn phòng suôn sẻ và thuận lợi!

>>> Dịch vụ chuyển văn phòng quận 1