Những sáng kiến hay trong văn phòng giúp thực hiện công việc nhanh và hiệu quả hơn. Trong bất kì lĩnh vực, ngành nghề nào cũng cần tự động và tối ưu hoá quy trình làm việc để đạt được kết quả tốt. Trong lĩnh vực văn phòng đẹp điều này đặc biệt đúng và có giá trị. Vậy nên, cùng tìm hiểu sáng kiến trong văn phòng là gì qua bài viết dưới đây của Caobangedu.vn nhé!
Contents
Sáng kiến trong văn phòng là gì?
Theo định nghĩa của từ điển tiếng Việt: “Sáng kiến là ý kiến mới, có tác dụng có tác dụng làm cho công việc tiến hành tốt hơn”. Định nghĩa khác theo Luật thi đua khen thưởng: “Sáng kiến là giải pháp kỹ thuật, giải pháp quản lý, giải pháp tác nghiệp hoặc giải pháp ứng dụng tiến bộ kỹ thuật để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả công tác được cơ sở công nhận”.
Vậy những sáng kiến hay trong văn phòng có thể được hiểu là những ý kiến, đề xuất có tính mới, giúp thực hiện các công việc văn phòng đạt năng suất và hiệu quả cao hơn. Những sáng kiến này được đúc kết từ kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng cần thiết khi thực hiện các công tác văn phòng.
Lợi ích của việc có những sáng kiến hay trong văn phòng là gì?
Những sáng kiến hay trong văn phòng giúp cho những người thực hiện tối ưu hoá quy trình và phương pháp làm việc. Điều này được thực hiện bằng phương pháp, công cụ, hành động như quản lý công việc và thời gian thực hiện các công việc hàng ngày, xử lý, thống kê và lưu trữ hiệu quả các văn bản, tài liệu,…
Những sáng kiến nâng cao hiệu quả công việc này thể hiện qua việc giảm thời gian làm việc thông thường, tối ưu hoá cùng lượng tài nguyên được sử dụng và tăng năng suất, sản lượng đầu ra. Đồng thời sáng kiến hay còn giảm thiểu được các rủi ro khác trong khi thực hiện.
Làm sao để có nhiều sáng kiến hay trong công tác văn phòng?
Để có những sáng kiến hay trong văn phòng, người làm việc cần có thời gian tích lũy và trải nghiệm để hiểu rõ công việc. Tuy nhiên, quá trình này có thể được rút ngắn nếu những nhân viên văn phòng đẹp có các biện pháp nhằm cải thiện và nâng cao nghiệp vụ.
Từ đó, họ dễ dàng hơn trong việc nhận thấy những điểm chưa được tối ưu trong quá trình, cách làm để đưa ra những đề xuất, thay đổi mang tính tích cực. Dưới đây là một số nội dung, người làm văn phòng cần thực hiện tốt để nâng cao khả năng của mình:
- Chú trọng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng. Đây là việc làm cần thực hiện thường xuyên và xuyên suốt. Đặc biệt với sự phát triển của internet đã giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm kiến thức, thông tin liên quan đến công việc dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên cần tiếp thu có chọn lọc các thông tin này.
- Hiểu sâu về thông tin, hoạt động, công việc và các quy định liên quan của lĩnh vực đang phụ trách để thuận lợi trong việc soạn thảo các văn bản, biểu mẫu liên quan.
- Chủ động, phối hợp với các phòng, ban liên quan. Cùng nhau đưa ra những sáng kiến hay trong văn phòng.
- Rèn luyện sự nhạy bén, năng động trong công việc; mạnh dạn đặt câu hỏi và đề xuất thay đổi nếu chưa phù hợp.
- Không rập khuôn, cần áp dụng linh hoạt, sáng tạo các quy trình vào hoàn cảnh công việc thực tế.
- Luyện tập làm việc thường xuyên để thao tác nhanh, chính xác và tự rút ra cách làm khoa học.
- Tăng cường trao đổi, giao lưu, học tập từ kinh nghiệm của những người người xung quanh.
- Cập nhật, ứng dụng công nghệ mới trong việc thực hiện và công tác lưu trữ thông tin.
Những sáng kiến hay trong văn phòng giúp hiệu quả công việc được nâng cao
Theo dòng xu hướng chuyển đổi số hoá của các doanh nghiệp, các công tác hành chính, hợp đồng thuê văn phòng cũng cần có những bước chuyển mình để tránh gây ra tình trạng khó khăn trong việc quản lý, điều hành.
Nhiều sáng kiến trong công tác văn phòng được áp dụng đã đem lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao năng suất công việc một cách tích cực. Cùng điểm qua một vài sáng kiến hay ngay thôi!
Tích hợp các công việc có cùng tính chất
Một trong những sáng kiến hay trong văn phòng giúp nâng cao hiệu quả công việc không thể bỏ qua chính là sắp xếp, tích hợp các công việc cùng tính chất lại với nhau. Việc nhóm các nội dung công việc mang lại nhiều lợi ích như giảm nhiều thao tác của công việc, đồng thời giảm thời gian thực hiện chúng. Bên cạnh đó, các bước thực hiện công việc cũng nên dễ dàng, giúp bạn có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.
Cho phép nhân viên làm việc từ xa
Hiện nay, sau những tác động của dịch Covid-19, xu hướng làm việc từ xa và Hybrid (Sự kết hợp giữa làm việc truyền thống và làm việc từ xa) đã trở nên quen thuộc. Cho phép nhân viên linh hoạt lựa chọn nơi và thời điểm làm việc mà họ cảm thấy có thể hoàn thành tốt nhất cũng là một trong những sáng kiến hay trong văn phòng nâng cao hiệu quả công việc.
Tuy nhiên, nếu công ty bạn chưa từng áp dụng hình thức làm việc này trước đây, hãy thử nghiệm và đảm bảo các cấp quản lý và nhân viên thực hiện đều biết rõ khối lượng và thời gian hoàn thành công việc tiêu chuẩn. Điều đó giúp đảm bảo công việc không bị trì hoãn hay chậm tiến độ. Đối với các công ty mới thành lập, đang trong quá trình xây dựng hệ thống, quy tắc làm việc thì làm việc cùng nhau sẽ mang lại hiệu quả hơn so với hình thức làm việc mới này.
Đưa trách nhiệm trở thành văn hoá công ty
Rất nhiều công ty thực hiện trao quyền và đưa yếu tố làm việc có trách nhiệm thành một trong những văn hoá, quy tắc ứng xử của doanh nghiệp. Khi trao quyền và đưa ra định hướng rõ ràng về công việc, lộ trình phát triển, vai trò của nhân viên cần làm gì trong hành trình đó giúp họ hiểu được ý nghĩa của công việc.
Từ đó, nhân viên sẽ có động lực và sẵn sàng cống hiến, chăm chỉ làm việc. Nhiều vấn đề được tập trung và gợi mở, giúp nhân viên phát triển và có thêm nhiều những sáng kiến hay trong văn phòng.
Xây dựng các đội, nhóm làm việc
Đây là một trong những sáng kiến hay trong văn phòng, giúp cải thiện hiệu suất công việc mà bạn nên thử áp dụng. Nhằm rèn luyện khả năng hợp tác, trách nhiệm tập thể, phương pháp này giúp nhân viên có ý thức làm việc cẩn thận, trách nhiệm hơn. Vì họ không muốn làm ảnh hưởng đến đồng đội hoặc không muốn thụt lùi so với những người khác trong nhóm.
Hoạt động theo nhóm cũng tạo điều kiện giúp các cá nhân có môi trường tương tác, thảo luận các quan điểm và hỗ trợ nhau để làm việc hiệu quả hơn. Hình thức thường thấy tại các công ty là các nhóm dự án, các nhóm nhỏ trong cùng một phòng ban.
>>> Xem thêm: Văn Phòng Chia Sẻ Là Gì | Thuê Văn Phòng Chia Sẻ Ở Đâu
Ứng dụng công nghệ để tiết kiệm thời gian và công sức
Các giải pháp công nghệ được lựa chọn phải tối ưu thời gian và nỗ lực của nhân viên nhất. Ý nghĩa của việc đầu tư vào công nghệ là để tự động hoá một số bước trong công việc, tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, điều này còn giúp tăng lợi thế cạnh tranh của bạn và doanh nghiệp của mình.
Vậy nên khi nhắc đến những sáng kiến hay trong văn phòng, không thể không kể đến ứng dụng những tiến bộ công nghệ. Dưới đây Tin Nổi Bật sẽ một số ứng dụng công nghệ mà doanh nghiệp nên hỗ trợ nhân viên để tối ưu hoá hiệu quả công việc:
- Laptop, máy tính bảng: Khác với máy tính để bàn, đây là một thiết bị không dây giúp nhân viên có thể làm việc từ xa, không cần đến văn phòng. Đồng thời giúp đồng bộ chất lượng, thời gian xử lý công việc của các nhân viên hơn.
- Nền tảng lưu trữ đám mây: Các nguồn tài liệu, thông tin được lưu trữ cùng một nơi giúp mọi người có thể theo dõi tiến độ công việc. Nhân viên dễ dàng truy cập vào hệ thống làm việc từ mọi nơi.
- Nền tảng, tiện ích công nghệ cộng tác: Điển hình như các công cụ hỗ trợ họp mặt trực tuyến giúp nhân viên kết nối mà không cần gặp mặt trực tiếp khi làm việc.
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn đọc có thêm nhiều thông tin về những sáng kiến hay trong văn phòng giúp nâng cao hiệu quả công việc. Chúc bạn và doanh nghiệp có những sáng kiến mới và phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hãy truy cập ngay website của ARCA SHARED OFFICE tại https://arca-share.vn/ để có thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!
Với hơn 10 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam, ARCA SHARED OFFICE đã và đang cung cấp các giải pháp không gian làm việc tiện lợi tới nhiều quý khách hàng. Với sứ mệnh tạo ra không gian làm việc đầy cảm hứng cùng với trang thiết bị hiện đại, nhiều dịch vụ cần thiết, ARCA SHARED OFFICE mong muốn hỗ trợ và đồng hành cùng các doanh nghiệp trong suốt hành trình xây dựng và phát triển.
