Hướng dẫn một số cách đóng dấu treo và những quy định mới khi thực hiện đóng dấu treo

Dấu treo là một trong những con dấu quan trọng trong bất kỳ một doanh nghiệp nào. Tuy nhiên có nhiều doanh nghiệp mới thành lập chưa hiểu dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo ra sao? Và một số những quy định mới nhất khi thực hiện đóng dấu treo. 

Vì thế thông qua bài viết này cùng tìm hiểu thêm nhiều chi tiết thú vị nhất nhé.

Vậy dấu treo là gì?

Dấu treo được hiểu là một loại dấu quan trọng của bất kỳ một công ty hay doanh nghiệp nào sử dụng để đóng lên các loại văn bản và thường là đóng ở trang đầu tiên.

Phần đóng dấu này sẽ bao gồm những vị trí như sau: một phần tên của cơ quan hay tổ chức của doanh nghiệp đó hoặc có thể đóng dấu tại phụ lục của các loại văn bản bản chính.

Như thế nào gọi là đóng dấu treo?

Đóng dấu treo cũng như đóng dấu các con dấu khác cũng phải cần tuân thủ theo những quy định.

Đóng dấu treo chính là một trong những cách xét duyệt văn bản để thông báo văn bản này đã được thông qua và đã được chấp nhận.

Những quy định về cách đóng dấu treo:

Theo quy định chung về cách để đóng dấu treo được ghi rõ ở điều số 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về các công tác văn thư:

• Dấu đóng phải được rõ ràng, ngay ngắn và đúng chiều, dùng đúng màu mực đã được quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải được trùm lên ⅓ chữ ký về phía bên tay trái.
• Việc đóng dấu lên các phụ lục trong văn bản hay tài liệu chuyên ngành được thực hiện đúng theo quy định của Bộ Trưởng và Thủ Tướng cơ quan quản lý ngành.

Bạn cần nắm rõ những quy định chung này để tránh bị sai sót khi đang thực hiện việc đóng dấu và khiến văn bản không được chấp nhận.

Trong đó, dấu treo được dùng để đóng dấu các phụ lục, cần chú ý đến khoản 3 của điều này.

Việc đóng dấu lên các phụ lục đi theo các văn bản chính là do người ký văn bản quyết định. Dấu được ký lên trang đầu, bao trùm ⅓ trên của cơ quan hay tổ chức của doanh nghiệp hoặc là tên của phụ lục.

Vậy dấu treo mang đến ý nghĩa gì?

Dấu treo cũng mang những ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn mà ngay bay giờ bạn cần phải hiểu rõ.

Ý nghĩa của con dấu treo:

• Dấu treo được dùng để đánh dấu lên các văn bản nội bộ nhằm với mục đích thông báo nội dung liên quan đến tổ chức hay doanh nghiệp.
• Dấu treo được dùng để đóng lên phía bên tay trái của liên đỏ để mang lại được giá trị xác định thẩm quyền và những thông tin phải thực hiện trên đó.
• Dấu treo được đóng lên văn bản thì sẽ được xem là 1 bộ phận chính. Vì thế việc đóng dấu cần phải thực hiện trước khi ban hành văn bản để thực hiện trong cơ quan, tổ chức.

Dấu treo được sử dụng ra sao?

Dấu treo là một trong những con dấu quan trọng được các công ty hay doanh nghiệp sử dụng và sử dụng làm sao cho đúng với quy định pháp luật đưa ra. Đây là một trong những vấn đề mà không phải ai cũng biết rõ.

• Khi không có sự ủy quyền

Dấu treo được sử dụng trong trường hợp người chịu trách nhiệm ký tên ở phía dưới không có thẩm quyền để đóng dấu lên chữ ký của mình đã ký ở văn bản trước đó.

Đối với trường hợp không có sự ủy quyền thì hãy gặp những người ở phòng đào tạo của trường hay trong cơ quan tổ chức để xin được phép đóng dấu. Một vấn đề khác bạn có thể gặp dấu treo trong các loại hóa đơn.

• Khi ban hành ra các loại văn bản

Trường hợp dùng dấu treo để ban hành các loại văn bản. Trong trường hợp này được dùng cho văn bản pháp luật hay là các phụ lục đúng theo quy định của pháp luật. Chẳng hạn như đối với những văn bản do cơ quan tổ chức ban hành, những văn bản có hiệu lực theo như quy định của pháp luật.

Dấu treo có tính pháp lý là gì?

Nhiều doanh nghiệp tổ chức thắc mắc rằng liệu dấu treo có tính pháp lý hay không mặc dù đây là một con dấu quan trọng. 

Vì thế ở phần này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu xem dấu treo có tính pháp lý như thế nào nhé.

• Tính pháp lý của dấu treo

Theo điều số 26 của khoản 3 Nghị định 110/2004/NĐ-CP đã cho ra “việc đóng dấu lên các phụ lục đi kèm theo văn bản chính là do người ký văn bản quyết định và dấu sẽ được đóng lên trang đầu của tên cơ quan hay tổ chức của phụ lục”.

Như thế có thể hiểu đơn giản như vậy dấu treo sẽ được đóng trùm lên tên của cơ quan hay tổ chức ở đầu văn bản hay tên của phụ lục.

Theo như bình thường thì tên của cơ quan tổ chức được ghi ở bên tay trái đầu văn bản hoặc phụ lục hay được đóng dấu ở phía tay trái trùm lên 1 phần tên.Ngoài ra, dấu treo còn được dùng trong các loại văn bản thông báo.

Xét theo những điều trên dấu treo được đóng trên các văn bản chỉ mang tính chất thông báo chứ không có tính pháp lý mà chỉ là khẳng định văn bản và phụ lục được đóng treo là 1 bộ phận chính của văn bản mà thôi.

Hướng dẫn cách đánh dấu treo

Dấu treo mặc dù không mang tính pháp lý nhưng cũng cần phải đảm bảo việc sử dụng cho đúng nhất. Cần tuân thủ theo quy định đóng dấu tại điều khoản nêu trên.

• Cách đóng dấu treo

Cách đóng dấu treo sẽ được quy định ở điều khoản số 3, điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP như sau:

“Đóng dấu lên các phụ lục văn bản đi kèm của văn bản chính là do người ký văn bản quyết định và được đóng dấu lên trang đầu trùm lên ⅓ tên của cơ quan hay tổ chức doanh nghiệp”.

Tổng kết

Thông qua những kiến thức đã được cung cấp ở phía trên chắc hẳn các bạn cũng hiểu được phần nào về dấu treo và cách để sử dụng nó.