Hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký gian hàng hội chợ

Tham gia hội chợ triển lãm là cơ hội vàng giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng, quảng bá sản phẩm, mở rộng quan hệ đối tác và tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới. Tuy nhiên, để hiện diện chuyên nghiệp tại một hội chợ không đơn giản là chỉ thuê một gian hàng và mang sản phẩm đến trưng bày. Doanh nghiệp cần tuân theo quy trình đăng ký rõ ràng, chuẩn bị chu đáo và thực hiện chiến lược sau hội chợ một cách hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để doanh nghiệp có thể đăng ký và tham gia hội chợ triển lãm một cách thành công.

Bước 1: Tìm kiếm và chọn lọc thông tin hội chợ phù hợp

Trước khi tiến hành bất kỳ bước đăng ký nào, điều quan trọng đầu tiên là doanh nghiệp cần xác định được sự kiện hội chợ phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và mục tiêu tiếp cận khách hàng. Có rất nhiều hội chợ được tổ chức hàng năm ở cấp địa phương, quốc gia và quốc tế, mỗi hội chợ sẽ có chủ đề, đối tượng tham dự và quy mô khác nhau.

Các nguồn thông tin đáng tin cậy doanh nghiệp nên tham khảo gồm:

• Trang web chính thức của hội chợ
• Fanpage, các nhóm chuyên ngành trên mạng xã hội (Facebook, LinkedIn…)
• Email marketing hoặc thông báo từ đơn vị tổ chức
• Các hiệp hội ngành nghề, trung tâm xúc tiến thương mại

Thông tin doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi quyết định tham gia:

• Thời gian tổ chức: Nắm rõ ngày khai mạc, bế mạc để lên kế hoạch nhân sự và logistics
• Địa điểm diễn ra: Trong nước hay nước ngoài, điều kiện vận chuyển hàng hóa như thế nào
• Chủ đề chính và nhóm ngành trưng bày: Có phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp không
• Đối tượng tham quan: Là khách hàng B2B hay B2C, có sự tham gia của đối tác quốc tế không
• Chi phí tham dự: Bao gồm chi phí thi công gian hàng hội chợ, chi phí dịch vụ, chi phí nhân sự, vận chuyển…
• Quy trình đăng ký và deadline: Đảm bảo không bị lỡ thời gian đăng ký

Việc tìm hiểu kỹ lưỡng thông tin sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn và chuẩn bị tốt hơn trong các bước tiếp theo. 

Bước 2: Thực hiện thủ tục đăng ký tham dự

Khi đã chọn được hội chợ phù hợp, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký tham dự đúng quy trình mà ban tổ chức đề ra. Hầu hết các hội chợ hiện nay đều có cổng đăng ký trực tuyến để thuận tiện cho doanh nghiệp.

Một số thông tin doanh nghiệp thường phải cung cấp khi đăng ký:

• Tên doanh nghiệp và thông tin pháp lý liên quan
• Lĩnh vực hoạt động chính và nhóm ngành sản phẩm dự kiến trưng bày
• Số lượng nhân sự đi cùng, thông tin đại diện doanh nghiệp
• Mô tả sơ bộ gian hàng mong muốn (diện tích, vị trí, loại gian hàng tiêu chuẩn hay thiết kế riêng

Sau khi hoàn tất việc điền thông tin và gửi biểu mẫu đăng ký, doanh nghiệp sẽ nhận được phản hồi từ ban tổ chức. Việc phê duyệt có thể mất vài ngày hoặc vài tuần tùy theo quy trình làm việc của từng sự kiện. Trong thời gian này, doanh nghiệp nên theo dõi email và điện thoại để kịp thời bổ sung hồ sơ nếu cần.

Bước 3: Tiến hành thanh toán chi phí tham dự

Khi nhận được thông báo xác nhận từ ban tổ chức, doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn tất các khoản thanh toán theo hướng dẫn cụ thể. Thông thường, đơn vị tổ chức sẽ gửi hóa đơn kèm theo thông tin tài khoản ngân hàng hoặc cổng thanh toán trực tuyến.

Các khoản chi phí có thể bao gồm:

• Phí thuê gian hàng theo diện tích và vị trí
• Phí thiết kế và dàn dựng gian hàng (nếu có yêu cầu riêng)
• Chi phí bảo hiểm, an ninh trong suốt thời gian triển lãm
• Phí điện, nước, internet hoặc các dịch vụ kỹ thuật khác
• Phí lưu kho, vận chuyển và xuất nhập hàng hóa

Sau khi thanh toán, doanh nghiệp cần lưu giữ biên lai và hóa đơn để đối chiếu khi cần thiết. Đồng thời, xuất trình biên nhận để nhận các giấy tờ như phiếu nhập/xuất hàng, giấy xác nhận tham dự.

Bước 4: Chuẩn bị kỹ lưỡng cho ngày hội chợ

Đăng ký thành công chưa phải là điểm đến cuối cùng. Giai đoạn chuẩn bị chính là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một gian hàng tại hội chợ. Một kế hoạch chuẩn bị chi tiết và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp nổi bật và thu hút sự quan tâm của khách tham quan.

Những việc cần chuẩn bị bao gồm:

• Lựa chọn sản phẩm/dịch vụ nổi bật: Ưu tiên giới thiệu sản phẩm mới, sản phẩm chiến lược hoặc sản phẩm đặc trưng
• Thiết kế và thi công gian hàng: Tùy theo quy mô, doanh nghiệp có thể sử dụng gian hàng tiêu chuẩn hoặc đầu tư gian hàng thiết kế riêng để tăng tính nhận diện
• In ấn tài liệu truyền thông: Brochure, tờ rơi, banner, poster, namecard… cần được chuẩn bị đầy đủ và chuyên nghiệp
• Chuẩn bị đồng phục, bảng tên nhân sự: Góp phần tạo hình ảnh chỉn chu và đồng bộ
• Kiểm tra thiết bị kỹ thuật: Máy chiếu, màn hình, đèn led, bảng trưng bày mẫu… phải được kiểm tra kỹ trước khi vận chuyển đến địa điểm

Ngoài ra, doanh nghiệp nên xây dựng một kịch bản tiếp khách tại gian hàng và phân công rõ ràng vai trò của từng nhân sự trong các tình huống tiếp thị.

Bước 5: Tham gia hội chợ và vận hành gian hàng

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, doanh nghiệp bước vào giai đoạn quan trọng nhất – trực tiếp tham gia hội chợ. Đây là thời điểm để thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, quảng bá thương hiệu và kết nối trực tiếp với khách hàng mục tiêu.

Một số lưu ý trong quá trình tham gia hội chợ:

• Gian hàng luôn có nhân sự trực để tư vấn và giới thiệu sản phẩm
• Sẵn sàng trả lời các câu hỏi và tiếp nhận phản hồi từ khách tham quan
• Phát tài liệu, quà tặng hoặc mã ưu đãi để thu hút khách hàng
• Chủ động ghi nhận thông tin khách hàng tiềm năng và phân loại theo mức độ quan tâm
• Giao lưu, tìm kiếm đối tác và giữ tinh thần kết nối cởi mở

Việc thể hiện sự chuyên nghiệp và thân thiện trong quá trình vận hành gian hàng sẽ góp phần tạo ấn tượng mạnh với khách hàng và nâng cao giá trị thương hiệu.

Bước 6: Chăm sóc khách hàng và đánh giá hiệu quả sau hội chợ

Sau khi sự kiện kết thúc, công việc vẫn chưa dừng lại. Đây là lúc doanh nghiệp cần tổng hợp, phân tích và tận dụng dữ liệu có được để phát triển quan hệ kinh doanh lâu dài. 

Hoạt động sau hội chợ nên bao gồm:

• Gửi thư cảm ơn hoặc email chăm sóc khách hàng đã ghé thăm gian hàng
• Gửi catalog, báo giá hoặc tài liệu sản phẩm đến các khách hàng tiềm năng
• Thiết lập lịch hẹn tiếp theo hoặc tư vấn sâu hơn
• Cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống CRM để tiện theo dõi và chăm sóc
• Đánh giá hiệu quả tham gia hội chợ: số lượng khách tiếp cận, tỷ lệ chuyển đổi, cơ hội hợp tác mới…
• Đây cũng là cơ hội để rút kinh nghiệm, cải tiến chiến lược cho những lần tham gia hội chợ tiếp theo.

Kết luận

Việc đăng ký và tham gia hội chợ triển lãm đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng mà còn cần khả năng tổ chức, tương tác và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Thực hiện đúng theo từng bước hướng dẫn trong bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào trong việc mở rộng thị trường và phát triển kinh doanh. Hãy xem hội chợ là một phần trong chiến lược marketing tổng thể để đạt được hiệu quả cao nhất cho thương hiệu của bạn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm đơn vị thiết kế và thi công gian hàng hội chợ chuyên nghiệp, hãy liên hệ AVICOM – đối tác uy tín đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp tại các sự kiện triển lãm lớn nhỏ trên toàn quốc.