Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển từ A đến Z

Thương mại tự do phát triển kéo theo lĩnh vực vận chuyển hàng từ quốc tế phát triển đáng kể. Có rất nhiều phương thức để đưa hàng hóa đến một quốc gia, nhưng chiếm tỷ trọng lớn nhất và phổ biến nhất phải kể đến hình thức vận chuyển bằng đường biển. Trong bài viết này tại Caobangedu.vn, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 12 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển để hàng hóa cập bến một cảng biển dưới sự kiểm soát của chính bạn. Cùng đón đọc nhé!

Vận tải biển là gì?

Vận tải biển là một quy trình gồm các bước tuần tự để đưa hàng hóa từ những nước khác vào một quốc gia thông qua cảng biển và quy trình đó bao gồm các bước như đóng gói, tải lên tàu, vận chuyển hàng hóa qua giữa các đại dương và hoạt động giám sát tại các cảng biển. Vận tải biển là hoạt động chuyển chở hàng hóa, người và các tài sản khác trên biển bằng các phương tiện như tàu thuyền. 

Các phương tiện dùng để nâng hạ hàng hóa bao gồm các loại cần cẩu và xe nâng tự hành. Các cơ sở cảng biển, cảng trung chuyển tàu thuyền tạo thành một hệ thống cơ sở hạ tầng biển, phục vụ cho quá trình vận chuyển hàng hóa. Đây là một phần quan trọng của hệ thống vận tải toàn cầu và đóng góp quan trọng vào thương mại quốc tế và kinh tế của các quốc gia.

>>> Xem thêm tại: Moq là gì? Những điều cần biết về số lượng đặt hàng tối thiểu

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Dưới đây là các bước theo quy trình để hàng hóa được cập bến tại một quốc gia, cùng mục Bài Viết Hay tham khảo bên dưới:

Bước 1: Đặt lịch tàu

Để tiến hành nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, đầu tiên bạn cần phải booking tàu. Đây gọi là hợp đồng ngoại thương hoặc có thể gọi là Sale Contract.

Thông thường thì các hàng tàu sẽ hết chỗ sớm nhất trong mùa cao điểm. Để hàng hóa không bị chậm trễ, bạn có thể book trước từ 1 đến 2 tuần. 

Khi đặt chỗ cho việc vận chuyển hàng hóa bằng tàu, bạn chỉ cần cung cấp thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam để có được đơn đặt chỗ. Tiếp theo, họ sẽ tiếp xúc với đối tác của bạn để cùng nhau điều phối việc đóng gói hàng theo kế hoạch đã được xác định trước.

• Cảng xuất phát (port of loading): nơi mà hàng hóa của bạn được xếp lên tàu.
• Cảng trung chuyển: có hai tùy chọn là chuyển tải (transit) và trực tiếp (direct), dựa vào quy định và thỏa thuận giữa các bên để chọn phương thức phù hợp.
• Cảng đích (port of discharge): nơi mà hàng hóa được tháo dỡ từ container.
• Thông tin về tên hàng, trọng lượng: được dựa trên các tài liệu chứng từ để cung cấp.
• Thời điểm dự kiến tàu cập bến (ETD): ngày dự tính tàu sẽ khởi hành.
• Thời gian đóng gói hàng: tuân theo kế hoạch được thỏa thuận giữa các bên.
• Các yêu cầu khác: bao gồm loại container, kích thước, nhiệt độ, thông gió, và các yêu cầu khác.

Bước 2: Kiểm tra thông tin và xác nhận Booking

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đó là kiểm tra thông tin trên booking, các thông tin cần kiểm tra như sau:

Cảng gửi hàng, cảng nhận hàng: Kiểm tra thông tin đã đúng yêu cầu, những thông tin này quyết định phần quan trọng của quá trình nhập khẩu hoặc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

• Nhiệt độ, thông gió: Xác minh rằng nhiệt độ và thông gió đã tuân theo yêu cầu. Đối với hàng hóa đông lạnh (ở nhiệt độ âm), thông gió không cần thiết.
• Loại container, kích thước: Container khô hay lạnh, loại cao hay tiêu chuẩn, dung tích 20 feet hay 40 feet.

Sau khi kiểm tra tất cả thông tin trên đơn đặt chỗ tàu, nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, bạn nên yêu cầu đơn vị đặt chỗ tàu điều chỉnh. Tiếp theo, tiến hành kiểm tra lại cho đến khi đáp ứng được các yêu cầu.

Bước 3: Theo dõi và kiểm soát quá trình đóng hàng

Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc giám sát và theo dõi toàn bộ quy trình đóng gói hàng hóa để cập nhật thông tin cho đối tác sẽ được thực hiện bởi nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh của dịch vụ vận chuyển FWD tại Việt Nam, mà bạn đang tương tác.

Các thông tin cần được cập nhật bao gồm:

• Hình ảnh container trống: Điều này đảm bảo rằng không có vấn đề gì về hư hỏng. Trong trường hợp có tổn hại container, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm thanh toán cho hãng tàu. Đối với hàng lạnh cần phải chụp bảng nhiệt độ của container để theo dõi nhiệt độ khi vận chuyển. 
• Đối với hàng hóa đông lạnh: Yêu cầu hình ảnh chụp bảng hiển thị nhiệt độ. Trong trường hợp tàu bị chậm trễ trước khi đóng gói hàng, quan trọng phải cập nhật thông tin để bạn được thông báo và có thể thực hiện xử lý các tài liệu liên quan đến lô hàng.

Bước 4: Kiểm tra chứng và xuất nhập khẩu

Các doanh nghiệp cần thực hiện việc kiểm tra và xác nhận các chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng để tránh những sai sót và đảm bảo rằng thông tin đã được cung cấp là chính xác. Bước này rất quan trọng, vì nếu xảy ra sai sót, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều vấn đề từ phía cơ quan hải quan, gây gián đoạn trong quá trình nhập khẩu, và đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để khắc phục.

Bước 5: Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Trước ngày tàu cập bến 1 ngày thì bạn sẽ nhận được thông báo hàng của bạn đang trên đường cặp bến đến các hãng tàu hoặc đại lý.

Thông báo đến hàng (arrival notice) là một tài liệu chi tiết do hãng tàu hoặc đại lý giao nhận cung cấp. Chức năng của thông báo này là thông báo về thời gian dự kiến tàu đến cập bến với lô hàng cụ thể. Thông tin trong thông báo đến hàng sẽ tương tự như trên hoá đơn (bill of lading) bao gồm: tên người xuất khẩu, người nhập khẩu, số hiệu container, con dấu, tên tàu, số chuyến tàu, mô tả hàng hóa và còn nhiều chi tiết khác. Ngoài ra, còn thông tin về các khoản phụ phí (local charges).

Sau khi nhận được thông báo đến hàng, bước tiếp theo là bạn cần thực hiện việc lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) kèm theo các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu
• Vận đơn bản gốc
• Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu) 

Bước 6: Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng

Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa và mã HS code tương ứng, cũng như các quy định của chính quyền, bạn sẽ phải thực hiện việc đăng ký các thủ tục cần thiết để được cấp các chứng nhận liên quan. Việc này có thể bao gồm các chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm và nhiều loại chứng nhận khác tuỳ thuộc vào loại hàng.

Bước 7: Khai báo hải quan hàng nhập khẩu

Đây là bước khá quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và trong quá trình làm thủ tục hải quan thì việc chuẩn bị chứng từ là quan trọng nhất.

Để đủ điều kiện khai báo hải quan thì bạn phải có đầy đủ các giấy tờ sau:

• Hóa đơn thương mại.
• Phiếu đóng gói.
• Hợp đồng.
• Vận đơn.
• Giấy chứng nhận xuất từ hàng hóa.
• Giấy phép nhập khẩu. 
• Các chứng từ khác.

Bước 8: Thông quan và thanh lý tờ khai

Các hàng hóa nhập khẩu sẽ được phân chia thành các kênh riêng biệt và sẽ tuân theo các quy trình hải quan khác nhau:

• Luồng xanh: Các doanh nghiệp chỉ cần thanh toán thuế, hoàn thiện thủ tục khai báo và tiến hành nhận hàng.
• Luồng vàng: Các doanh nghiệp phải thanh toán thuế, hoàn thiện thủ tục khai báo, tiếp theo là hoàn thành thủ tục mở tờ khai, sau đó thực hiện việc thanh lý và nhận hàng.
• Luồng đỏ: Các thủ tục tương tự như trong kênh vàng, nhưng trong bước mở tờ khai, yêu cầu thực hiện quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa thực tế.

Sau khi đã hoàn tất việc thanh toán thuế và thông quan tờ khai, doanh nghiệp cần phải cung cấp hai bộ tài liệu bao gồm mã vạch đã được in sẵn và tờ khai đã được thông quan cho cơ quan hải quan. Hải quan sẽ tiến hành đóng dấu cho một bộ và trả lại một bộ cho doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp phải nộp một bộ tài liệu đã đóng dấu vào kho để có thể lấy hàng ra khỏi kho.

Bước 9: Vận chuyển hàng hóa về kho

Để đưa hàng hóa vào kho và thực hiện vận chuyển, doanh nghiệp cần tới phòng thương vụ tại cảng và mang theo lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) để thanh toán các khoản phí. Tiếp theo, họ sẽ cung cấp các tài liệu cho tài xế, bao gồm phiếu nhập xuất hàng hóa (Equipment Interchange Receipt – EIR), lệnh giao hàng (D/O), để có thể được cấp phép và tiến hành vận chuyển hàng hóa vào kho.

Bước 10: Rút hàng và trả xe rỗng

Sau khi hàng đã vận chuyển về kho, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tình trạng container, xe chở hàng, seal… trước khi tra container về cảng.

Bước 11: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Các doanh nghiệp cần duy trì bản sao các hồ sơ và tài liệu sau khi hoàn tất quá trình nhập khẩu hàng hóa. Điều này đặc biệt quan trọng trong các trường hợp xuất hiện vấn đề về hàng hóa hoặc khi có sự khiếu nại xảy ra. Việc lưu giữ tài liệu này giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và tránh mất mát trong trường hợp xảy ra vấn đề.

PROGIFT hy vọng rằng qua bài viết trên sẽ giúp bạn nắm rõ từng bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và các quy tắc chung trong quá trình này để hàng hóa của bạn được cập bến an toàn và nhanh chóng hơn! Nếu còn nó thắc mắc vui lòng truy cập website: https://progift.vn/ có nhân viên tư vấn nhanh nhất.

Xem thêm: Cần Biết Gì Khi Chuyển Hàng Từ Nhật Về Việt Nam Bằng Đường Biển