Minh bạch tài chính và kiểm soát ngân sách vận hành luôn là bài toán khó đối với mọi nhà quản trị doanh nghiệp. Trong cơ cấu chi phí hàng tháng, khoản tiền dành cho công tác kế toán thường chiếm một tỷ trọng đáng kể nếu không có phương án sắp xếp hợp lý. Chính vì vậy, việc tìm hiểu kỹ bảng giá dịch vụ báo cáo thuế trước khi đặt bút ký hợp đồng thuê ngoài là bước đi cần thiết giúp chủ doanh nghiệp vừa tiết kiệm ngân sách, vừa an tâm về tính pháp lý của sổ sách.
Contents
Các yếu tố tác động đến cấu trúc chi phí dịch vụ
Trên thị trường hiện nay không có một mức phí cố định nào áp dụng chung cho tất cả mọi công ty. Các đơn vị cung cấp dịch vụ thường xây dựng biểu phí linh hoạt dựa trên khối lượng công việc thực tế và mức độ phức tạp của hồ sơ. Hiểu rõ các biến số này sẽ giúp bạn dự toán chính xác ngân sách cần chi trả.
Khối lượng hóa đơn và ngành nghề kinh doanh là hai yếu tố then chốt quyết định mức phí dịch vụ báo cáo thuế.
Dưới đây là những nhân tố chính quyết định con số cuối cùng trên báo giá:
- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Ngành nghề là yếu tố phân loại đầu tiên. Một công ty thương mại thuần túy (mua đi bán lại) thường có phí dịch vụ thấp hơn so với công ty sản xuất (phải tính giá thành phẩm, định mức nguyên liệu) hoặc công ty xây dựng (phải theo dõi chi phí theo từng công trình, nhân công thời vụ).
- Số lượng hóa đơn chứng từ: Đây là thước đo phổ biến nhất để tính phí. Doanh nghiệp có 10 hóa đơn một tháng sẽ chịu mức phí khác hẳn với đơn vị phát sinh hàng trăm hóa đơn. Khối lượng chứng từ càng lớn, thời gian xử lý và nhập liệu của kế toán viên càng nhiều, kéo theo chi phí tăng lên.
- Doanh thu hàng năm: Quy mô doanh thu thường đi liền với trách nhiệm pháp lý và rủi ro về thuế. Các công ty có doanh thu hàng chục tỷ đồng sẽ yêu cầu trình độ kế toán viên cao hơn để xử lý các nghiệp vụ khó, do đó mức phí trong bảng giá dịch vụ báo cáo thuế cũng sẽ được điều chỉnh tương ứng.
- Tình trạng sổ sách hiện tại: Nếu doanh nghiệp mới thành lập, sổ sách trắng trơn thì phí sẽ thấp. Ngược lại, nếu tiếp nhận một hệ thống sổ sách lộn xộn từ các năm trước để lại, đơn vị dịch vụ sẽ phải tính thêm phí rà soát và gỡ rối số liệu.
Chi tiết các gói cước trong bảng giá dịch vụ báo cáo thuế
Để thuận tiện cho khách hàng lựa chọn, các công ty kế toán thường chia nhỏ dịch vụ thành nhiều gói cước (Tier) khác nhau. Dưới đây là mức giá tham khảo trung bình trên thị trường hiện nay, giúp bạn có cái nhìn tổng quan để so sánh và lựa chọn.
Các gói dịch vụ nâng cao thường đi kèm với sự hỗ trợ chuyên sâu từ các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm.
Gói khởi nghiệp hoặc không phát sinh
Đây là gói cước dành cho các doanh nghiệp mới nhận giấy phép kinh doanh, đang trong quá trình setup hoặc tạm ngừng hoạt động chưa có doanh thu.
Đặc điểm của nhóm này là số lượng hóa đơn đầu ra và đầu vào gần như bằng không. Tuy nhiên, nghĩa vụ nộp tờ khai thuế vẫn phải thực hiện đầy đủ để tránh bị khóa mã số thuế. Mức phí cho gói này thường rất “mềm”, dao động từ 500.000 VNĐ đến 1.000.000 VNĐ mỗi tháng. Công việc chủ yếu là nộp tờ khai trắng và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Gói cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ
Phân khúc này dành cho các công ty thương mại, dịch vụ có quy mô nhỏ, số lượng hóa đơn phát sinh dưới 20 tờ/tháng.
Trong bảng giá dịch vụ báo cáo thuế, mức phí cho gói này thường nằm trong khoảng 1.000.000 VNĐ đến 2.000.000 VNĐ/tháng. Tại đây, kế toán viên sẽ thực hiện các nghiệp vụ hạch toán cơ bản, cân đối thuế GTGT đầu vào – đầu ra và tư vấn sơ bộ về các khoản chi phí hợp lý. Đây là lựa chọn phổ biến của phần lớn các doanh nghiệp siêu nhỏ (Micro SME) tại Việt Nam.
Gói tiêu chuẩn và nâng cao
Khi doanh nghiệp phát triển mạnh, số lượng hóa đơn tăng lên từ 50 đến hơn 100 tờ/tháng, hoặc thuộc các ngành nghề đặc thù như sản xuất, gia công, xuất nhập khẩu, mức độ phức tạp của công việc sẽ tăng vọt.
Mức phí cho phân khúc này có biên độ dao động lớn, thường từ 2.500.000 VNĐ đến hơn 5.000.000 VNĐ/tháng. Với mức chi phí này, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ chuyên sâu hơn. Đơn vị cung cấp dịch vụ báo cáo thuế sẽ cử các chuyên viên dày dạn kinh nghiệm để xử lý các vấn đề về giá thành, kho bãi, chênh lệch tỷ giá và chuẩn bị sẵn sàng số liệu cho các kỳ thanh tra thuế tiềm năng.
Những hạng mục công việc đi kèm mức phí
Một sai lầm thường gặp của chủ doanh nghiệp là chỉ nhìn vào con số tổng tiền mà quên xem xét chi tiết các đầu việc nằm trong gói đó. Một báo giá minh bạch cần liệt kê rõ ràng trách nhiệm của bên làm dịch vụ tương ứng với số tiền khách hàng bỏ ra.
Một gói dịch vụ minh bạch phải bao gồm trọn gói từ khâu xử lý chứng từ hàng tháng đến quyết toán thuế cuối năm.
Thông thường, một gói dịch vụ tiêu chuẩn sẽ bao gồm toàn bộ quy trình từ a đến z:
- Thu thập và kiểm tra chứng từ: Định kỳ hàng tháng, nhân viên sẽ nhận bản sao hóa đơn, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ (mã số thuế, chữ ký, ngày tháng…).
- Khai báo thuế định kỳ: Lập và nộp các tờ khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT), thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo tháng hoặc quý đúng hạn định.
- Hạch toán sổ sách: Nhập liệu vào phần mềm kế toán, in ấn các loại sổ cái, sổ chi tiết, phiếu thu chi, nhập xuất tồn kho.
- Tư vấn thường xuyên: Giải đáp thắc mắc về các quy định mới, cảnh báo các rủi ro về hóa đơn hoặc chi phí bị loại.
- Quyết toán năm: Thực hiện các báo cáo tài chính năm, quyết toán thuế TNDN và TNCN cuối kỳ. Lưu ý, một số đơn vị có thể tách riêng phí làm báo cáo tài chính, bạn cần hỏi kỹ điểm này khi xem báo giá.
So sánh hiệu quả chi phí với mô hình kế toán nội bộ
Để thấy rõ giá trị của việc thuê ngoài, chúng ta hãy làm một phép tính so sánh đơn giản với việc duy trì bộ máy kế toán tại văn phòng.
Nếu tuyển dụng một nhân viên kế toán tổng hợp có kinh nghiệm khoảng 3 năm, mức lương thị trường hiện nay không dưới 10 – 12 triệu đồng/tháng. Ngoài lương cứng, doanh nghiệp còn phải chi trả các khoản bắt buộc khác như bảo hiểm xã hội (21.5%), kinh phí công đoàn, thưởng lễ tết, tháng lương 13. Chưa kể đến chi phí đầu tư máy tính, phần mềm kế toán bản quyền và không gian làm việc. Tổng chi phí thực tế có thể lên tới 15 – 18 triệu đồng/tháng.
Thuê ngoài dịch vụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% ngân sách so với việc duy trì bộ máy kế toán tại văn phòng.
Trong khi đó, nhìn vào bảng giá dịch vụ báo cáo thuế, ngay cả khi chọn gói nâng cao với mức phí khoảng 3 – 4 triệu đồng/tháng, doanh nghiệp vẫn tiết kiệm được khoảng 70-80% ngân sách. Khoản tiền chênh lệch này là con số không nhỏ, có thể được tái đầu tư vào các hoạt động marketing hoặc phát triển sản phẩm để sinh lời.
Cảnh báo rủi ro từ các báo giá quá rẻ
Đánh vào tâm lý muốn tiết kiệm của chủ doanh nghiệp, nhiều đơn vị hoặc cá nhân làm nghề tự do (freelancer) đưa ra các mức giá “siêu rẻ”, chỉ vài trăm nghìn đồng cho mọi quy mô. Tuy nhiên, trong lĩnh vực pháp lý và tài chính, mức giá quá thấp thường đi kèm với chất lượng dịch vụ không tương xứng và nhiều rủi ro tiềm ẩn.
Bạn cần cẩn trọng với các dấu hiệu sau đây từ các báo giá giá rẻ bất thường:
- Sử dụng nhân sự thực tập: Để cắt giảm chi phí, họ giao hồ sơ của bạn cho sinh viên mới ra trường hoặc thực tập sinh chưa có kinh nghiệm xử lý. Điều này dẫn đến sai sót số liệu nghiêm trọng.
- Cắt xén quy trình: Họ chỉ nộp tờ khai thuế cho xong chuyện để không bị phạt nộp chậm, nhưng hoàn toàn không làm sổ sách kế toán chi tiết. Hậu quả là khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp không có sổ sách giải trình và bị ấn định thuế.
- Phát sinh phí ẩn: Ban đầu báo giá thấp để ký hợp đồng, nhưng sau đó họ thu thêm rất nhiều khoản phụ phí vô lý mỗi khi in ấn tài liệu hay đi nộp hồ sơ, khiến tổng chi phí thực tế đội lên cao.
Quy trình nhận báo giá chuẩn xác
Để nhận được một con số chính xác và phù hợp với mô hình kinh doanh của mình, bạn không nên chỉ dựa vào bảng giá niêm yết công khai trên website. Hãy chủ động làm việc trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ thông qua một quy trình bài bản.
Hãy yêu cầu đơn vị dịch vụ khảo sát kỹ tình trạng sổ sách trước khi ký hợp đồng để có báo giá chính xác nhất.
Các bước đề xuất để có báo giá tốt:
- Chuẩn bị thông tin: Hãy thống kê sơ bộ số lượng hóa đơn đầu ra, đầu vào trung bình mỗi tháng, doanh thu dự kiến và ngành nghề kinh doanh chính.
- Yêu cầu khảo sát: Đối với doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, hãy đề nghị đơn vị dịch vụ xem lướt qua sổ sách cũ để đánh giá tình trạng dữ liệu.
- Đàm phán phạm vi công việc: Xác định rõ bạn cần họ làm trọn gói (bao gồm cả bảo hiểm xã hội, làm việc với ngân hàng) hay chỉ đơn thuần là khai báo thuế. Mỗi yêu cầu thêm sẽ làm thay đổi đơn giá.
- Thỏa thuận về trách nhiệm: Mức giá phải đi kèm với cam kết bồi thường. Nếu họ làm sai khiến doanh nghiệp bị phạt, họ phải chịu trách nhiệm nộp phạt. Điều này cần được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế.
Lựa chọn đối tác dựa trên bảng giá dịch vụ báo cáo thuế là điều dễ hiểu, nhưng đó không nên là tiêu chí duy nhất. Một mức phí hợp lý phải đi kèm với chất lượng dịch vụ ổn định và sự an toàn pháp lý cho doanh nghiệp. Hãy coi khoản chi phí này là một khoản đầu tư cho sự yên tâm, giúp bạn vững tin chèo lái con thuyền doanh nghiệp vươn xa hơn trên thương trường mà không bị vướng bận bởi những rắc rối về thủ tục hành chính.
