Trong hệ thống kinh doanh hiện đại, hóa đơn không chỉ đơn thuần là một bản ghi giao dịch mà còn là một phần quan trọng của việc tuân thủ các quy định pháp luật về thuế. Đặc biệt, hóa đơn GTGT hợp lệ và các quy định về hóa đơn GTGT đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và thuế của một tổ chức hay doanh nghiệp. Bài viết này, TIM SEN sẽ đi sâu vào khái niệm về hóa đơn GTGT hợp lệ GTGT cũng như những quy định cơ bản liên quan đến hóa đơn GTGT.
Contents
Hóa đơn là gì?
Để hiểu rõ về hóa đơn GTGT hợp lệ, chúng ta cần tìm hiểu về khái niệm của hóa đơn.
Theo Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022:
Hóa đơn được định nghĩa như một chứng từ kế toán, được lập bởi cá nhân hoặc tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn có thể được tạo thành dưới dạng hóa đơn điện tử (HĐĐT) hoặc được cơ quan thuế in ra.
Hóa đơn GTGT hợp lệ là gì?
Hóa đơn GTGT hợp lệ là loại hóa đơn tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là các yếu tố cần được đảm bảo trong hóa đơn:
- Số hóa đơn
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Thông tin về người bán: tên, địa chỉ, MST (Mã số thuế)
- Thông tin về người mua: tên, địa chỉ, MST
- Chữ ký của người bán và người mua
- Hiển thị số tiền bằng chữ, số và loại tiền tệ trên hóa đơn
- Thông tin về tên, ký hiệu và mẫu số hóa đơn
- Thông tin về tổ chức nhận in hóa đơn (đối với hóa đơn được cơ quan thuế đặt in)
- Mã cơ quan thuế (trong trường hợp HĐĐT quy định có mã của cơ quan thuế)
- Tên liên hóa đơn (nếu hóa đơn được đặt in bởi cơ quan thuế theo hướng dẫn của Bộ Tài chính)
- Chi phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các thông tin liên quan (nếu có)
- Thông tin về tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
- Ngoài các yếu tố trên, việc viết hóa đơn điện tử cũng cần tuân thủ các quy định để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý, cụ thể như:
-
- Khi ghi chữ nước ngoài trên hóa đơn điện tử, chữ này phải được đặt trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt và có kích thước nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Một số trường hợp như hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng có thể không yêu cầu chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua, hoặc dấu của người bán nếu đáp ứng điều kiện tự in.
-
>>> Xem thêm: Báo giá dịch vụ hoàn thuế gtgt
Những quy định về xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
Hóa Đơn Xuất Ra
1.1 Các Trường Hợp Bắt Buộc Xuất Hóa Đơn GTGT
Theo Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và các chứng từ, quy định như sau:
Các tổ chức và cá nhân khi tiến hành bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đều có trách nhiệm lập hóa đơn và giao cho người mua. Điều này bao gồm cả việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ dùng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cũng như sử dụng để biếu tặng, trao đổi hoặc trả thay lương cho người lao động, và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Ngoài ra, việc xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả cũng yêu cầu phải ghi đầy đủ thông tin theo quy định tại Điều 10 của Nghị định này. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cần tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 của Nghị định.
1.2 Những Trường Hợp Không Yêu Cầu Xuất Hóa Đơn GTGT
Xuất hóa đơn giá trị gia tăng thường là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp đặc biệt, không yêu cầu việc xuất hóa đơn, được phân loại cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp xuất hàng hóa cho đại lý dưới hình thức ký gửi không cần xuất hóa đơn thuế giá trị gia tăng.
- Trường hợp doanh nghiệp xuất hàng hóa để luân chuyển hoặc sử dụng nội bộ tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh, không cần lập hóa đơn và nộp thuế GTGT.
- Tổ chức hoặc cá nhân nhận các khoản thu bồi thường bằng tiền, tiền hỗ trợ, tiền thưởng, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác không cần phải kê khai và nộp thuế GTGT.
- Đơn vị kinh doanh tự sản xuất, xây dựng tài sản cố định (TSCĐ) nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT. Sau khi hoàn thành, trong quá trình nghiệm thu hoặc bàn giao, không cần phải lập hóa đơn GTGT.
>>> Xem thêm: dịch vụ kế toán thuế trọn gói tại tphcm
Đối với Hóa Đơn Mua Vào – Hóa Đơn Đầu Vào
1 Hóa Đơn Đầu Vào Trị Giá Trên 20.000.000 Đồng
Hiện nay, theo quy định của pháp luật, trong hai trường hợp sau đây, bên mua không được thanh toán bằng tiền mặt mà phải chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí trong tính toán thuế TNDN:
- Bên bán xuất hóa đơn đầu ra trị giá trên 20.000.000 đồng.
- Bên mua mua hàng hoặc dịch vụ từ cùng một nhà cung cấp nhiều lần trong cùng một ngày, giá trị của mỗi hóa đơn dưới 20.000.000 đồng nhưng tổng giá trị các hóa đơn lớn hơn 20.000.000 đồng.
2 Khấu Trừ Thuế GTGT Đầu Vào Đối Với TSCĐ
Điều 13 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đối với TSCĐ như sau:
Thuế GTGT của TSCĐ không được khấu trừ khi tài sản đó được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Sản xuất vũ khí, khí tài phục vụ quốc phòng, an ninh.
- TSCĐ, máy móc, thiết bị của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tái bảo hiểm, bảo hiểm nhân thọ, chứng khoán, các cơ sở khám và chữa bệnh, cơ sở đào tạo.
- Tàu bay dân dụng, du thuyền không dùng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, du lịch, khách sạn…
- Thuế GTGT của chi phí bảo hành, sửa chữa trong các trường hợp trên được tính vào nguyên giá.
- Đối với TSCĐ là ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô sử dụng vào mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch) có trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (giá chưa có thuế GTGT), số
- thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng sẽ không được khấu trừ.
3 Hóa Đơn GTGT Kê Khai Năm Trước Nhưng Hạch Toán Năm Sau
- Trường hợp 1: Doanh nghiệp đã kê khai hóa đơn GTGT năm 2022 nhưng sau đó phát hiện quên hạch toán hóa đơn này vào báo cáo năm 2022. Hóa đơn chưa được hạch toán vào báo cáo này là chi phí của năm 2022, do đó người nộp thuế cần phải điều chỉnh và nộp lại báo cáo năm 2022.
- Trường hợp 2: Hóa đơn đã kê khai trên tờ khai của năm 2022 nhưng không hạch toán trong năm 2022 mà chuyển sang năm 2023 thì thuế GTGT của hóa đơn năm 2022 sẽ không được khấu trừ.
4 Khi Mất Hóa Đơn Mua Vào
Trong trường hợp bên bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đã lập hóa đơn đúng quy định nhưng sau đó hóa đơn bản gốc bị mất, cháy, hỏng, bên bán và bên mua cần thực hiện những bước sau:
- Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong đó rõ ràng ghi liên 1 của hóa đơn được bên bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ thông tin người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, người đại diện pháp luật ký tên và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.
- Người mua sử dụng bản sao hóa đơn kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Cả người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
- Trong trường hợp liên 2 hóa đơn đã sử dụng bị mất, cháy, hỏng và liên quan đến bên thứ 3 (ví dụ: bên thứ 3 chịu trách nhiệm vận chuyển hàng), việc xác định trách nhiệm và xử phạt sẽ căn cứ vào hợp đồng và quy định của bên thứ 3. Điều này đòi hỏi cả người bán và người mua phải thực hiện các bước cẩn thận và minh bạch để giữ bản sao hóa đơn và biên bản ghi nhận sự cố mất hóa đơn. Sự hợp tác và thực hiện đúng quy trình này giúp bảo đảm tính chính xác trong quản lý thuế và ghi nhận kế toán của cả hai bên.
Hóa đơn GTGT hợp lệ và quy định về hóa đơn GTGT đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và thuế của một tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh. Việc tuân thủ đúng các quy định này không chỉ giúp tránh được rủi ro pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phát triển kinh doanh một cách bền vững
