Trong kỷ nguyên số như hiện nay, hầu hết quy trình vận hành trong nhiều lĩnh vực đã được rút ngắn và tinh giản hóa. Trong đó chữ ký số là một minh chứng rõ ràng nhất cho sự phát triển của công nghệ. Việc đăng ký chữ ký số không chỉ vô cùng thuận tiện mà nó còn hỗ trợ việc xác minh và quản lý tài liệu. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu qua quy trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế qua mạng và giải đáp những thắc mắc có liên quan thông qua bài viết bên dưới.
Contents
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là thuật ngữ được sử dụng để mô tả một dạng chữ ký điện tử của một cá nhân hoặc tổ chức tạo ra bằng cách mã hóa các dữ liệu có liên quan và lưu trữ trên hệ thống của Chính Phủ. Các dữ liệu được lưu trữ kèm với chữ ký số bao gồm thời gian tạo, thông tin chủ sở hữu và những thông tin đã được ký. Dạng chữ ký này được dùng phổ biến đối với các loại giấy tờ, văn bản trên mạng hoặc các thiết bị điện tử viễn thông khác.
Hiện nay chữ ký số thường sử dụng với giá trị pháp lý tương đương chữ ký giấy thông thường. Chữ ký điện tử đem lại sự thuận tiện cho chủ sở hữu và giúp các bên liên quan có thể dễ dàng lưu trữ những thông tin quan trọng. Các loại chữ ký số được sử dụng phổ biến hiện nay gồm USB Token, HSM, Smart Card, chữ ký số từ xa.
Tại sao bạn cần đăng ký chữ ký số?
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các thủ tục hành chính như hải quan, kê khai nộp thuế, giao dịch ngân hàng, chứng khoán điện tử, cơ quan hành chính Nhà nước,… Sử dụng loại chữ ký này sẽ rút ngắn thời gian thực hiện và dễ dàng quản lý các hợp đồng và giấy tờ mà mình đã ký. Bên cạnh đó, nó cũng đảm bảo tính minh bạch, khả năng pháp lý cho những giao dịch và hợp đồng đã ký.
Tất cả các hồ sơ, giao dịch và hợp đồng đều được công nhận với giá trị pháp lý tương đồng với bản cứng chứa con dấu của người có thẩm quyền. Điều này giúp hạn chế xảy ra các trường hợp chối bỏ trách nhiệm, đơn phương hủy hợp đồng hoặc chữ ký bị làm giả, mộc giả,… Từ đó giúp bạn yên tâm hơn trong quá trình thực hiện các thủ tục qua mạng.
Mục đích sử dụng chữ ký số
Chữ ký số có nhiều mục đích sử dụng khác nhau, trong đó có thể kể đến một vài công dụng chính như:
- Nộp thuế điện tử.
- Đăng ký kinh doanh.
- Kê khai thuế qua mạng.
- Kê khai bảo hiểm xã hội.
- Kê khai thủ tục hải quan.
- Giao dịch ngân hàng trực tuyến.
- Ký kết hợp đồng kinh doanh.
Như vậy có thể thấy chữ ký số rất có ích trong việc hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin, dữ liệu diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.
Giá trị pháp lý của chữ ký số
Theo Điều 8 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP và các văn bản liên quan, giá trị pháp lý của chữ ký số đã được khẳng định và được công nhận tương đương với chữ ký viết tay truyền thống. Để các chữ ký điện tử được hợp pháp hóa thì cần phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn về bảo mật và xác thực để đảm bảo tính toàn vẹn của thông điệp và tính xác thực của người ký.
Bạn có đang quan tâm đến chi phí thành lập công ty cổ phần hiện nay là bao nhiêu không?
Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế
Sau khi tìm hiểu qua định nghĩa cũng như công dụng của chữ ký số chắc hẳn bạn rất băn khoăn không biết liệu cách đăng ký chữ ký số có khó không? Trên thực tế thủ tục đăng ký chữ ký số không quá phức tạp và bạn hoàn toàn có thể thực hiện tại nhà.
Đăng ký chữ ký số doanh nghiệp
Sau đây là khái quát một số điều kiện đăng ký cơ bản cho doanh nghiệp:
- Tình trạng hợp pháp của doanh nghiệp: Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số bắt buộc phải là doanh nghiệp được thành lập theo quy định pháp luật của Việt Nam.
- Đại diện hợp pháp: Người đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp cần phải là người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, có quyền thực hiện các giao dịch điện tử và đủ thẩm quyền để ký kết các giao dịch thay mặt doanh nghiệp.
- Xác minh danh tính: Người đăng ký cần cung cấp thông tin xác thực về doanh nghiệp và chứng minh danh tính của mình để đảm bảo tính xác thực và chính xác của thông tin đăng ký.
- Đảm bảo tính bảo mật: Doanh nghiệp cần đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho thông tin chữ ký số, bằng cách sử dụng các phần mềm và thiết bị bảo mật phù hợp.
- Tuân thủ quy định của cơ quan cấp chữ ký số: Để đáp ứng các yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp cần phải tuân thủ quy định và hướng dẫn của cơ quan cấp chữ ký số mà họ đăng ký.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập website http://thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp. (Lưu ý: Tên đăng nhập là mã số thuế của doanh nghiệp).
Bước 2: Cắm USB vào máy tính.
Bước 3: Chọn “Quản lý tài khoản” sau đó bấm vào mục “Thay đổi thông tin dịch vụ”.
Bước 4: Bạn bấm vào “Thay đổi thông tin dịch vụ” tại mục “Dịch vụ – Nộp thuế điện tử”.
Bước 5: Bấm “Thay đổi CKS” để cập nhật thông tin, sau đó bấm “Tiếp tục”.
Bước 6: Bạn tiến hành kiểm tra lại thông tin trên tờ khai, sau khi đã kiểm tra kỹ bạn bấm vào “Ký và gửi”.
Bước 7: Nhập mã pin và nhấn “Chấp nhận”. Sau đó web sẽ hiện ra thông báo đăng ký thành công.
Bài viết thông tin về chi phí thành lập doanh nghiệp cổ phần trọn gói được cung cấp với Hoàn Cầu Office
Đăng ký chữ ký số cá nhân
Dưới đây là một số điều kiện quan trọng mà các cá nhân cần phải đáp ứng nếu muốn đăng ký chữ ký số:
- Tình trạng hợp pháp: Người dân Việt Nam hoặc người nước ngoài được phép đăng ký chữ ký số theo quy định pháp luật. Bạn cũng cần phải có địa chỉ email và số điện thoại di động hợp lệ để tiếp nhận mã xác minh và thông tin liên lạc.
- Xác minh danh tính: Bạn phải cung cấp các thông tin xác thực về danh tính cá nhân, bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, số căn cước công dân hoặc hộ chiếu và các thông tin khác theo yêu cầu.
- Cung cấp chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu: Bạn cần phải cung cấp bản sao căn cước công dân hoặc hộ chiếu có công chứng để chứng minh danh tính của mình.
- Phí đăng ký: Để có chữ ký số, bạn cần phải đóng một khoản phí đăng ký theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
- Chấp nhận các điều khoản và điều kiện: Trong quá trình đăng ký, bạn cần phải đọc và chấp nhận các điều khoản và điều kiện sử dụng chữ ký số của cơ quan cấp.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Bạn gửi hồ sơ đăng ký thông qua USB Token/HSM.
Bước 2: Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành xem xét yêu cầu cấp chữ ký số và thẩm định hồ sơ đăng ký.
Bước 3: Bạn cài đặt và kích hoạt USB Token sau khi hồ sơ đã được duyệt.
Bước 4: Nhà cung cấp sẽ đăng ký tài khoản với Tổng chi cục Thuế.
Bước 5: Sau khi xác nhận thông tin bạn sẽ được cấp thông tin chữ ký số và có thể sử dụng để ký kết các văn bản điện tử.
Tổng kết
Trong bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về quy trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế và những lợi ích mà việc này mang lại. Chữ ký số không chỉ đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của các tài liệu mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc gửi tài liệu. Hy vọng những thông tin trên đã giúp ích bạn trong quá trình đăng ký chữ ký số, bạn có thể liên hệ hoancauoffice.vn nếu còn thắc mắc để có thể được hỗ trợ kịp thời.
