Quản lý hàng hóa bằng mã vạch nhanh gọn và đơn giản nhất

Quản lý hàng hóa là một trong vấn đề sống còn của mỗi cửa hàng và doanh nghiệp. Một trong những cách quản lý hiệu quả nhất là quản lý kho bằng mã vạch. Hãy cùng SmartBiz tìm hiểu những lợi ích khi quản lý  hàng hóa bằng mã vạch và cách quản lý bằng mã vạch hiệu quả ở trong kinh doanh bán lẻ nhé!

Khái niệm Quản lý kho bằng mã vạch

Mã vạch là một trong những công nghệ được dùng để nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động đối với đối tượng nhất là sản phẩm, hàng hóa hay tổ chức hoặc là địa điểm,… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc là chữ số) cho đối tượng cần phải phân định và thể hiện mã đó dạng mã vạch để các thiết bị có thể đọc được.

Với khả năng mã hóa tối đa và đa dạng với các ký tự và chữ số, hệ thống mã vạch ngày nay càng được sử dụng rộng rãi để quản lý hầu như là tất cả các loại mặt hàng ở trong kho của các đơn vị kinh doanh.

Theo truyền thống, các cửa hàng kinh doanh ở Việt Nam chủ yếu là quản lý tồn kho bằng sổ sách. Việc ghi chép sổ sách bằng thủ công vô cùng vất vả, tiêu tốn rất nhiều thời gian và dẫn đến nhiều sai sót hoặc là mất mát sổ sách.

Quan trọng hơn là hoạt động của cửa hàng không thể nào đi vào quy trình là do việc quản lý số lượng hàng hóa bị tồn trong kho, số lượng hàng bán ra và  nhập vào, thống kê doanh thu,… hoàn toàn theo “trí nhớ”. Nên việc ứng dụng mã vạch vào trong quản lý kho là rất cần thiết.

Để có thể quản lý được mã vạch của sản phẩm, bạn cần phải có 1 phần mềm quản lý kho với các giao diện thân thiện, tính năng đồng bộ giúp cho đơn giản hóa quá trình bán hàng và quản lý tất cả hàng hóa, công việc kinh doanh sẽ trở nên thuận tiện nhanh chóng.

Những lợi ích trong việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch

• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp và tăng lợi nhuận
• Tăng tính cạnh tranh ở trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của các khách hàng và giá thành sản phẩm lại giảm
• Nắm rõ tồn kho, tuổi hàng hóa tồn kho đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp
• Giảm đến 90% thiệt hại do hàng tồn quá lâu và hàng bị giảm giá
• Trợ giúp cho quyết định nhập hàng và sản xuất mới
• Đáp ứng được nhanh chóng các đơn đặt hàng của khách hàng
• Giảm 100% xuất nhập hàng hóa nhờ tính chính xác của mã vạch
• Giảm đến 50% thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho

Ứng dụng của mã vạch trong quản lý kho hàng

Với cách tạo mã vạch như ở trên để có thể quản lý được nguồn gốc của các sản phẩm và ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với 2 phương án như sau:

• Phương án thứ 1: Mỗi một sản phẩm/gói sản phẩm phải có các mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm ở trong cùng loại sẽ được đánh theo số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng lên đáng kể số lượng mã cần phải quản lý tuy nhiên lại giúp cho có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm được nguồn gốc một cách chính xác.
• Phương án thứ 2: Sản phẩm cùng loại ở trong một lô hàng sẽ có số mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh dấu phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này về thông tin sản phẩm vẫn có thể sẽ tìm thấy được nhưng lại đi theo cùng một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không được xuất hết hoặc là xuất cho hai khách hàng khác nhau thì sẽ không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho vị khách hàng nào.

Quy trình quản lý kho bằng mã vạch của SmartBiz

Khi quản lý kho hàng có hai trường hợp sẽ thường xuyên xảy ra: sản phẩm có mã vạch và sản phẩm chưa mã vạch. Khi sắp xếp kho hàng, đối với những sản phẩm chưa có mã vạch thì chủ cửa hàng phải tự thêm mã vạch vào, có thể sử dụng máy in chuyên nghiệp để tạo ra mã vạch.

Quy trình nhập kho:

Nhân viên nhập kho cùng với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch sẽ lần lượt đọc các mã vạch ở trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào trong phần mềm để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần phải quản lý khác liên quan đến lô hàng.

Quy trình xuất kho:

Tương tự cho các công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo ra phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập và dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho.

Quy trình kiểm kho:

Trước nay, quy trình kiểm kê kho chủ yếu là sử dụng phương pháp đếm, điền các chỉ số vào bảng excel hoặc là sổ sách. Vậy là mỗi lần kiểm kê kho sẽ mất cả mấy ngày trời mới xong nhưng mà con số cũng không chính xác. Khi sử dụng phần mềm này và áp dụng kiểm kê kho bằng mã vạch, nên công tác kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng hơn và thuận tiện, chính xác cao.

Tổng kết

Nếu bạn chưa có phần mềm quản lý bán hàng thì cũng đừng nên lo lắng, sbiz.vn tặng cho bạn 7 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm được tính năng quản lý hàng hóa bằng mã vạch cũng như là toàn bộ các tính năng khác có trên SmartBiz.