Việc quản lý chi phí hợp lý trong tính thuế là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp. Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa nắm rõ những quy định về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, dẫn đến việc không tận dụng được các ưu đãi thuế hoặc vi phạm quy định pháp luật.
Contents
Khái niệm chi phí hợp lý trong tính thuế
Chi phí hợp lý khi tính thuế là những khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và các giấy tờ hợp pháp khác theo quy định của pháp luật. Những chi phí này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí được trừ phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện: có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định chính xác nghĩa vụ thuế của mình.
Các loại chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
Khi thực hiện dịch vụ báo cáo thuế, các chuyên gia thường hướng dẫn doanh nghiệp về các loại chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Dưới đây là một số loại chi phí phổ biến:
Chi phí tiền lương, tiền công
Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế. Điều kiện để được trừ là các khoản này phải được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng mức lương, thưởng phải phù hợp với công việc mà người lao động đảm nhận. Nếu mức lương quá cao so với thị trường có thể bị cơ quan thuế xem xét tính hợp lý.
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Chi phí khấu hao tài sản cố định được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện: tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.
Phương pháp khấu hao được áp dụng phải nhất quán trong suốt thời gian sử dụng tài sản. Doanh nghiệp không được khấu hao nhanh hơn quy định của pháp luật thuế.
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, bảo vệ, vệ sinh… được trừ khi tính thuế nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi phí thuê tài sản cũng được tính vào chi phí được trừ nếu có hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán hợp pháp. Tuy nhiên, đối với việc thuê tài sản giữa các bên có quan hệ liên kết, cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lý của giá thuê so với giá thị trường.
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại được trừ toàn bộ nếu đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ hợp pháp và phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trước đây, khoản chi này bị giới hạn ở mức 15% tổng chi phí được trừ, nhưng hiện nay đã được bỏ giới hạn.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng các chương trình khuyến mại phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về thương mại và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ.
Chi phí lãi vay
Chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng không vượt quá 30% của tổng lợi nhuận kinh doanh cộng với chi phí lãi vay và chi phí khấu hao trong kỳ.
Mức lãi suất của các khoản vay phải không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay đối với các khoản vay không có hợp đồng, hoặc lãi suất trong hợp đồng vay đối với các khoản vay có hợp đồng.
Hướng dẫn quản lý chi phí hợp lý khi tính thuế
Để quản lý chi phí hợp lý khi tính thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:
Xây dựng quy trình quản lý chứng từ chặt chẽ
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý chứng từ chặt chẽ, đảm bảo mọi chi phí đều có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế mà còn giúp tránh các rủi ro về thuế.
Quy trình này bao gồm việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thanh toán, lưu trữ chứng từ theo quy định và thường xuyên rà soát các khoản chi phí để đảm bảo tính hợp lý.
Lập và lưu trữ hồ sơ chi phí đầy đủ
Doanh nghiệp cần lập và lưu trữ hồ sơ chi phí đầy đủ, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan khác. Việc lưu trữ hồ sơ này sẽ giúp doanh nghiệp có cơ sở chứng minh tính hợp lý của các khoản chi phí khi cơ quan thuế yêu cầu.
Thời gian lưu trữ hồ sơ chi phí là 10 năm theo quy định của pháp luật thuế. Doanh nghiệp cần bố trí không gian lưu trữ hợp lý hoặc áp dụng công nghệ lưu trữ điện tử để đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
Thuê dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp
Việc thuê dịch vụ thành lập công ty tphcm và dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các quy định mới về thuế và áp dụng các biện pháp tối ưu hóa thuế hợp pháp.
Các chuyên gia tư vấn thuế có kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp rà soát các khoản chi phí, đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí tuân thủ thuế.
Chi phí hợp lý khi tính thuế là một vấn đề quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp. Việc quản lý chi phí hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nghĩa vụ thuế mà còn giúp tránh các rủi ro về thuế có thể phát sinh.
Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới về thuế, đặc biệt là các quy định về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc tận dụng các dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp cũng sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các cơ hội tiết kiệm thuế hợp pháp.
>> Xem thêm: Mức đóng thuế môn bài cập nhật mới nhất
