Hàng tồn kho ảo là gì? Tồn kho là vấn đề cốt lõi trong các doanh nghiệp thương mại. Thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho chênh lệch khá lớn so với ghi chép trong sổ sách hoặc hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng. Vậy thì khi xuất hiện trường hợp như vậy thì nên xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây, GESO sẽ cung cấp cho bạn những thông tin, nguyên nhân và cách xử lý hàng tồn kho ảo phù hợp, hiệu quả nhất.
Contents
Khái niệm hàng tồn kho?
Thế nào là hàng tồn kho? Khái niệm hàng tồn kho là gì? Say đây là những thông tin về định nghĩa của hàng tồn kho.
Hàng tồn kho là là những danh mục nguyên vật liệu, sản phẩm đang được giữ trong kho hàng của doanh nghiệp và sẽ bán ra cuối cùng.
Nhiều doanh nghiệp giữ hàng tồn kho với mục đích như phương án dự phòng hoặc là nguyên liệu được chuẩn bị cho quy trình sản xuất các sản phẩm mới.
Hàng tồn kho có vai trò vô cùng quan trọng trong chuỗi cung ứng, vì chúng có giá trị sẽ được tận dụng trong các trường hợp phát sinh và có thể cung cấp kịp thời vì khách hàng có thể đặt hàng hoặc bổ sung bất cứ lúc nào.
Tồn kho ảo là gì?
Tồn kho ảo là số lượng vật tư tồn kho hay hàng hóa trên sổ sách kế toán được ghi chép có mức nhiều hơn so với thực tế, nó phản ánh tính không trung thực của giá trị hàng tồn kho.
Tồn kho ảo có thể gây ảnh hưởng đến các yếu tố sau như: chi phí, doanh thu, lợi nhuận, các báo cáo, thống kê tài chính điều đó sẽ gây cản trở trong việc đánh giá kết quả quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyên nhân dẫn đến hàng tồn kho ảo
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc xảy ra tồn kho ảo trong quản lý kho bãi của doanh nghiệp.
Nguyên nhân chủ quan: do doanh nghiệp bán hàng không xuất hóa đơn. Đây là việc diễn ra thường xuyên khi khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn và lỗi thuộc về kế toán khi bán hàng ghi nhận đủ điều kiện doanh thu nhưng không xuất hóa đơn mặc dù người mua hàng không có nhu cầu.
Hoặc nhiều doanh nghiệp sử dụng không đúng hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh dẫn đến lượng hàng tồn kho nhiều.
Bạn có thể quan tâm: Hệ thống ERP là gì?
Nguyên nhân khách quan: chủ yếu là do kế toán chưa nắm được các quy định như sau:
- Không nắm rõ việc ghi chép sổ sách, hạch toán đầy đủ, trung thực, cập nhật kịp thời trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Không nắm được các quy định khi mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng là phải lập và cung cấp hóa đơn.
- Hiểu nhầm về các trường hợp không phải xuất hóa đơn.
- Không ghi nhận doanh thu tính thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ.
- Không biết cách làm giảm lượng hàng hóa tồn kho như hết hạn sử dụng, cũ, hỏng hóc,…
Cách xử lý hàng tồn kho ảo
Xuất hóa đơn bán hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn
Cách này doanh nghiệp phải chịu 10% thuế GTGT, làm tăng doanh thu bán hàng trong kỳ. Thực tế trong kỳ nếu không phát sinh thì doanh nghiệp cần phải cân đối doanh thu chi phí sao cho phù hợp với số thuế TNDN phải nộp.
Xuất hàng biếu tặng cho nhân viên
Theo hướng dẫn tại khoản 7 điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:
“Đối với trường hợp này xuất hàng cho biếu tặng nhân viên vẫn phải xuất hóa đơn. Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa dịch vụ của khách hàng.”
Vì vậy việc xuất hàng nhằm biếu tặng cho nhân viên cũng là một khoản chi có tính chất phúc lợi và sẽ được tính vào chi phí khi đã xác định rõ thuế TNDN.
Tuy nhiên cần lưu ý vấn đề sau: Tổng số chi trả có mang tính chất phúc lợi không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm.
Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, danh sách nhân viên được biếu tặng, phiếu xuất kho.
Xuất hàng hóa trả thay lương cho người lao động
Cũng cần phải xuất hóa đơn tương tự như trường hợp biếu tặng hàng hóa ở trên.
Chứng từ kèm theo: Hóa đơn, bảng lương, phiếu xuất kho.
Lập biên bản thanh lý hàng hóa cho những hàng hóa để lâu ngày, khó xuất đi bán, cũ
Doanh nghiệp phải tiến hành lập hội đồng kiểm kê hàng hóa, thanh lý hàng hóa.
Chứng từ kèm theo: Biên bản thanh lý, bảng tổng hợp hàng hóa cần thanh lý, quyết định thanh lý, hóa đơn, phiếu xuất kho.
Đăng ký với sở công thương cho các chương trình khuyến mại
Khi áp dụng chương trình khuyến mại, doanh nghiệp phải thông báo và đăng ký với sở công thương.
Chứng từ kèm theo: Hợp đồng, hóa đơn phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có….
Cách làm giảm hàng tồn kho ảo
- Xuất bán lẻ là cách cuối cùng an toàn cho khách lẻ không lấy hóa đơn chịu thiệt 10%.
- Cho vay mượn để hợp thức hóa sau đó trả lại. Cách này chỉ nên áp dụng trong năm tài chính hiện hành nếu có sự đồng ý của cả hai bên.
- Nhượng thương mại bằng cách tìm kiếm các doanh nghiệp nào có nhu cầu cần nguồn hàng đó thì đẩy cho họ để cứu vớt được % VAT, còn thuế TNDN thì không phải lo lắng bán bằng giá vốn.
- Hủy hàng đó là những mặt hàng có hạn sử dụng như sữa, hàng hóa khác…dễ bị hư hỏng do tính sinh lý hóa của sản phẩm.
- Lập thủ tục thanh lý, hủy hàng hóa cứ cách khoảng 4-6 tháng/lần bằng cách xem mặt hàng nào có giá trị ngày mua lâu nhất mà chưa xuất đi được, cố gắng làm giảm đáng kể số lượng hàng hóa.
- Thực hiện các chương trình giảm giá hàng bán, nếu khách mua ký hợp đồng mua số lượng lớn thì giảm giá và như thế tăng được số lượng bán ra và hàng tồn sẽ giảm.
- Ở những doanh nghiệp thương mại sản xuất thì đăng ký với Sở công thương thực hiện việc khuyến mãi nếu khách hàng mua khối lượng nhất định. Việc khuyến mãi một lượng nhỏ như vậy cũng sẽ làm giảm đi lượng hàng tồn trong kho.
Cách xử lý hàng tồn kho ảo về thuế
Trong trường hợp khai sai, người nộp thuế đã khai phải bổ sung hồ sơ khai thuế và đã nộp đủ số tiền thuế phải nộp, trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế phát hiện không qua thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế hoặc trước thời điểm cơ quan có thẩm quyền khác phát hiện.
⇒ Để tránh rủi ro về thuế thì doanh nghiệp cần phải lập bổ sung hóa đơn bán hàng cho hàng hóa đã bán, ghi nhận doanh thu, chi phí, kê khai bổ sung thuế GTGT và thuế TNDN trước khi Cơ quan Thuế kiểm tra.
Cách xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng
Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp
Căn cứ Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC ban hành ngày 22/06/2015 (bổ sung cho Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC) về hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN thì hàng hóa tồn kho hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường sẽ tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Lưu ý: Tùy thuộc vào mặt hàng quản lý tồn kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh hàng hóa bị hỏng và tiêu hủy. Đặc biệt như các mặt hàng thuốc, vật tư y tế…
Đối với thuế giá trị gia tăng
Khoản 1, Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC nêu nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào có quy định. Các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường sẽ được khấu trừ thuế GTGT gồm: các trường hợp tổn thất không được bảo hiểm bồi thường, thiên tai, hỏa hoạn, hàng quá hạn sử dụng… Muốn được khấu trừ thuế, doanh nghiệp phải cung cấp đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh cho các trường hợp tổn thất được bồi thường.
Lưu ý: Hàng hóa hết hạn sử dụng nếu không được bồi thường vẫn sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Trên đây là những thông tin chi tiết giải thích các nguyên nhân dẫn đến xảy ra trường hợp hàng tồn kho ảo và các cách xử lý hàng tồn kho nhằm hạn chế được rủi ro, tổn thất trong việc quản lý kho hàng hóa của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể tìm hiểu và nghiên cứu nhằm đưa ra sự lựa chọn phù hợp để xử lý những vấn đề nêu trên. Chúc các doanh nghiệp thành công!
