Tổ chức sự kiện từ lâu đã không chỉ còn bó hẹp trong không gian của bốn bức tường. Tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng phổ biến. Sự kiện được tổ chức ngoài trời sẽ không bị giới hạn bởi không gian, dễ dàng setup và trang trí, và gần như không giới hạn lượng người tham gia sự kiện. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, người làm sự kiện cần quan tâm rất nhiều yếu tố.
>>> Xem thêm: kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty
Contents
Nơi giữ xe
Các khách sạn, hay nhà hàng hay các sân khấu và sân vận động thường sẽ có bãi gửi xe và các bãi xe vệ tinh trong trường hợp có quá nhiều xe. Nhưng các địa điểm tổ chức sự kiện khác thường sẽ phải sắp xếp nơi giữ xe. Đặc điểm có đông người tham gia sẽ gây đôi chút khó khăn. Tuy nhiên, nếu bạn chịu khó lập danh sách những người tham gia, hay những khách mời sẽ di chuyển bằng phương tiện cá nhân. Từ danh sách này, ta sẽ chủ động sắp xếp các bãi xe xung quanh để tránh gây ùn tắc.
Decor và setup sự kiện ngoài trời
>>> Xem thêm: các loại bánh teabreak
Concept thể hiện chủ đề, tinh thần và phong cách của sự kiện. Vì vậy, decor và trang trí đóng một vai trò cực kỳ quan trọng góp phần vào sự thành công của sự kiện.
Không bị bó buộc bởi không gian là một lợi thế rất lớn. Người làm sự kiện có thể thỏa sức sáng tạo và trang trí. Tuy nhiên, chúng ta cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau khi trang trí sự kiện.
Nó phải phù hợp với chủ đề của sự kiện
Nó phải gây ấn tượng và thu hút với các khách mời
Bố trí hài hòa và hợp lý, không nên có khoảng trống quá lớn nhưng cũng không nên setup và trang trí quá nhiều.
Bạn có thể phối hợp nhiều thiết bị ví dụ như cổng hơi, hoa tươi sự kiện, bóng bóng, các loại banner và phướn dọc để giúp bớt trống trải và tăng hiệu quả của chương trình.
Xây dựng kế hoạch dự phòng
Tuy đã cố đo lường nhưng bạn nên dự phòng thêm một số lượng bàn ghế, hay bộ dụng cụ ăn uống và một số dụng cụ khách để tránh thiếu sót. Ngoài ra, bạn còn cần thêm các kế hoạch dự phòng để phòng trường hợp thời tiết diễn biến xấu, hay gặp trục trặc về hệ thống âm thanh và ánh sáng,…
Vệ sinh không gian tổ chức sự kiện
Không chỉ tổ chức sự kiện ngoài trời, vệ sinh luôn là vấn đề nhạy cảm và nó sẽ để lại một ấn tượng vô cùng xấu trong mắt khách mời nếu yếu tố vệ sinh kém. Bạn cần liên hệ với công ty vệ sinh môi trường để về thủ tục và giá thuê nhà vệ sinh di động. Thứ hai, sau khi sự kiện được tổ chức xong, chúng ta cần trả lại mặt bằng như ban đầu, gọn gàng và vệ sinh để tránh để lại ấn tượng xấu đối với người dân địa phương cũng như cư dân mạng.
Đảm bảo an ninh trật tự
>>> Xem thêm: tổ chức sinh nhật ngoài trời
Đảm bảo an ninh trật tự vô cùng quan trọng, nhất là trong các sự kiện có sự tham gia của người nổi tiếng. Thêm vào đó, các sự kiện đông người, thường có các đối tượng kẻ gian, giả danh làm người tham dự để trà trộn và nhân cơ hội trộm tài sản của khách tham dự. Ngoài ra, một số người hành khất hay buôn bán nhỏ gây mất mỹ quan cho sự kiện. Vì vậy, bạn cần lên kế hoạch và sắp xếp đội ngũ bảo vệ để giữ an ninh khu vực, tránh gây gián đoạn chương trình.
Nếu bạn có nhu cầu đặt tiệc văn phòng thì có thể liên hệ với công ty Sweetie Party để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi hỗ trợ tư vấn và báo giá dịch vụ.
>>> Xem thêm: cách làm cổng bong bóng
