Máy photocopy là thiết bị mà hầu hết mọi văn phòng đều sử dụng. Do giá máy hiện nay còn khá cao nên việc lựa chọn máy photocopy phù hợp và đảm bảo giá là điều vô cùng quan trọng. Làm thế nào để chọn máy photocopy phù hợp cho văn phòng của bạn mà không phải trả quá nhiều chi phí?
Contents
Chọn thương hiệu máy photocopy
Ngày nay, lựa chọn thương hiệu không phải là vấn đề lớn. Điều này là do hầu hết các thương hiệu máy photocopy uy tín đều phát triển sản phẩm của họ rất tốt. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn thương hiệu máy photocopy mà mình yêu thích, hoặc một thương hiệu máy photocopy mà bạn quen thuộc.
Trên thị trường Việt Nam hiện nay, có rất nhiều thương hiệu nổi tiếng, mỗi hãng đều có thế mạnh riêng, ví dụ như Ricoh nổi tiếng với dòng máy photocopy laser đa chức năng, Epson là sự lựa chọn nổi bật trong số các dòng máy in phun HP loại nhỏ …
Các thiết bị máy photocopy đang được sử dụng nhiều nhất tại các văn phòng hiện nay:
- Ricoh MP 3500
- Ricoh 5055
- Toshiba e-Stuido 282
- Ricoh SP 8300D
- Ricoh MP 5001
Lựa chọn dựa vào tốc độ máy vận hành
Khi chọn một máy photocopy cho văn phòng Việc chọn tốc độ in của máy là vô cùng quan trọng. Tốc độ máy photocopy quyết định giá cả, kích thước, tính năng và nhiều yếu tố khác.
với các nguyên tắc cụ thể Máy photocopy nếu bạn muốn tốc độ nhanh. lớn nên được Đồng thời, nó sẽ tạo ra nhiều tiếng ồn hơn nếu bạn gõ nhanh. Kích thước lớn cũng giúp máy hoạt động ổn định và bền bỉ hơn so với dòng máy nhỏ hơn.
Đối với văn phòng có số lượng in thấp Số lượng in dưới 1.000 tờ / ảnh / tháng. Máy photocopy có tốc độ 20-30 bản / phút được coi là phù hợp. Thường rơi vào dòng máy photocopy để bàn. Ưu điểm là nhỏ gọn, giá rẻ. Điểm bất lợi là nó không thể được sử dụng để in hàng loạt.
Đối với văn phòng có lượng in trung bình: từ 2.000 – 20.000 bản / tháng thì tốt nhất bạn nên chọn loại máy photocopy lớn. (có hỗ trợ giấy khổ A3) để sử dụng ổn định hơn so với máy tính để bàn Tốc độ tối ưu 30-50 bản / phút Máy photocopy ở tốc độ này cũng ít tạo ra tiếng ồn hơn.
Máy photocopy có tốc độ từ 60 đến hơn 100 bản / phút thường có dung lượng rất lớn (thường từ 200.000 kg trở lên) thường được xếp vào loại công nghiệp và ít được sử dụng trong các văn phòng nói chung. Dòng máy photocopy công nghiệp cũng phù hợp với văn phòng, tuy nhiên yêu cầu bắt buộc khi sử dụng dòng này là văn phòng của bạn phải rộng rãi một chút, và tánh đặt máy quá gần bàn làm việc để tránh tiếng ồn.
Chọn tính năng phù hợp
Tính năng tiêu chuẩn hiện nay của máy photocopy văn phòng là in ấn, không yêu cầu tính năng sao chép và quét nên tính năng fax ít được sử dụng.
Nếu sử dụng trong văn phòng, bạn nên mua một máy photocopy đa chức năng. Vì việc mua nhiều máy với từng chức năng cụ thể sẽ khiến văn phòng của bạn gặp nhiều khó khăn hơn, sử dụng nhiều không gian và chi phí vận hành.
Máy photocopy có chức năng quét màu có xu hướng đắt hơn một chút so với quét trắng đen. Bạn có thể chọn quét màu hoặc không, tuy nhiên quét màu là một tính năng rất thú vị và hữu ích.
In màu hay sao chép màu là rất quan trọng. Điều này là do chi phí của thiết bị in màu hoặc máy photocopy màu cao hơn nhiều so với in đen trắng. Chi phí sử dụng mực màu cũng rất cao, chỉ chọn in và sao chép màu khi thực sự cần. Bạn có thể cân nhắc mua hai thiết bị để in màu và in đen trắng. Điều này tránh việc sử dụng mực màu đắt tiền để in đen trắng.
Chọn máy mới hay máy cũ
Nếu văn phòng của bạn có đủ tiền Một máy photocopy mới cũng là sự lựa chọn tốt nhất. đảm bảo chính hãng tất cả đều mới Yên tâm khi mua hàng. Tuy nhiên cũng có một số rủi ro như mất giá, chi phí mực gốc cao, giá mua cao với các máy đa chức năng và tốc độ tốt.
Hiện nay, dịch vụ cho thuê máy photocopy hoặc mua máy photocopy nhập khẩu đã qua sử dụng cũng là lựa chọn rất hợp lý khi bạn muốn tiết kiệm tiền, không đầu tư nhiều Máy vẫn được bảo hành như máy mới. Độ mới của máy nhập còn tốt sử dụng được lâu dài. Nhược điểm là chọn nơi bán uy tín để tránh mua phải máy photocopy cũ thanh lý trong nước.
