Hóa đơn điện tử phải như thế nào là hợp lệ? Cách xử lý nó như thế nào?

Bài viết hay Kế toán

Nghị định 119/2018/NĐ-CP là cơ sở pháp lý để nâng cao hiệu quả, hiệu lực công tác quản lý với các hóa đơn để phòng, chống các việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn để gian lận, trốn thuế hay khấu trừ, khống thuế GTGT và rút tiền thanh toán từ ngân hàng.

Đồng thời nghị định này dùng để thực hiện cải cách tài chính, cải cách thủ tục quản lý thuế.

Trong đó, có thủ tục quản lý hồ sơ hóa đơn, sử dụng hóa đơn và hướng tới hoạt động quản lý hóa đơn thống nhất để dễ thực hiện.

Vậy hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ? Hãy cùng nhau tìm hiểu để biết thêm thông chính xác nhất về vấn đề này nhé!!

Hoa don dien tu nhu the nao la hop le
Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo điều khoản số 3 điều 3 của thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã nêu rõ: hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn những điều kiện như sau:

  • Có sự đảm bảo tin cậy về toàn bộ thông tin chứa các hóa đơn điện tử trừ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn.

Tiêu chí đánh giá sự toàn vẹn đó chính là thông tin đầy đủ chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức trong quá trình phát sinh trao đổi.

hoa don dien tu nhu the nao la hop le
Hóa đơn điện tử hợp lệ

Cũng như hóa đơn bằng giấy, hóa đơn điện tử cũng có những tiêu chuẩn cơ bản như sau:

  • Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu và  số thứ tự hóa đơn
  • Thông tin người bán trên hóa đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ và  Mã số Thuế
  • Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ và Mã số Thuế

Nội dung của hóa đơn dịch vụ:

  • STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá và Thành tiền
  • Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền đã thanh toán.
  • Tiền hàng bằng chữ
  • Người  mua hàng và người bán hàng
  • Ký và đóng dấu của người bán hàng

So với hóa đơn bằng giấy, thì hóa đơn điện tử có nhiều sự khác biệt. Căn cứ vào thông tư 32/2011/TT-BTC Bộ Tài Chính.

hoa don dien tu nhu the nao la hop le
Nội dung của hóa đơn dịch vụ

Để có tính hợp lệ và hợp pháp thì hóa đơn điện tử ngoài những thông tin cơ bản như hóa đơn giấy, thì cần những tiêu chí như sau:

  • Bản thể hiện hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn điện tử không có liên
  • Ký hiệu số Serial
  • Chữ ký điện tử
  • Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.
  • Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn và không bị sửa đổi thể hiện định dạng PDF.

Một số lưu ý về nội dung hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải được sử dụng tiếng việt, viết đúng chính tả. Trong trường hợp phải ghi chữ nước ngoài thì phải bỏ trong (), hoặc đặt ngay tiếng việt với cỡ chữ nhỏ hơn.

Các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có thể khởi tạo hóa đơn điện tử mà không cần có chữ ký của người mua. Ví dụ như là: hóa đơn tiền điện, tiền nước hay dịch vụ viễn thông.

Hóa đơn điện tử không hợp lệ

Bên cạnh những hóa đơn hợp lệ và hợp pháp, các doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ hóa đơn điện tử không hợp pháp thì không đúng những tiêu chí quy định nói trên.

hoa don dien tu nhu the nao la hop le
Hóa đơn điện tử không hợp lệ

Hoặc hóa đơn điện tử thuộc trường hợp được quy định tại điều khoản số 9, khoản số 10 của điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ – CP:

  • Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn không có đăng ký mã số thuế, gửi hóa đơn khi không có mã thuế 
  • Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử từ việc lập khống hóa đơn điện tử, dùng hóa đơn hàng hóa, dịch vụ này để sử dụng cho hóa đơn hàng hóa dịch vụ khác.
  • Dùng hóa đơn điện tử phản ánh GTGT thấp hơn so với thực tế, dùng hóa đơn điện tử khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

Phương pháp tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử qua mạng dễ dàng, mau chóng

Cùng với những quy định về tính hợp pháp và không hợp pháp của Hóa đơn điện tử, đơn vị với thể tự đối chiếu và so sánh để rà soát xem hóa đơn điện tử đó có hợp pháp hay không.

Không những thế, tổ chức có thể tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn điện tử tiện dụng, mau chóng bằng việc vào trang thông báo điện tử của Tổng Cục Thuế theo tuyến phố dẫn

Tổng kết

Dù là hóa đơn điện tử hay hóa đơn bằng giấy cùng đều rất quan trọng, phải làm theo đúng những quy trình và quy định của nó. Vì thế Dịch vụ kế toán ACS đã làm bài viết này để cho doanh nghiệp, tổ chức hiểu hơn về cách sử dụng hóa đơn cho hợp lệ.

Nếu các bạn thấy bài viết này hay thì hãy theo dõi chúng tôi nhé, để biết thêm được nhiều thông tin hữu ích.

CÔNG TY TNHH SÀI GÒN ACS
Trụ sở chính: 37/2A Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 17, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
VPĐD: Số 32 Đường 13, KĐT Vạn Phúc, P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
MST: 0 3 1 4 4 7 1 8 9 9
Hotline Tư vấn: 0906 553 994