Tìm hiểu các loại phần mềm sử dụng trong việc quản lý dự án

Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý dự án là gì? Có bao nhiêu loại phần mềm để các doanh nghiệp lựa chọn để quản lý dự án. Đọc chi tiết bài viết sau nhé!

Phần mềm quản lý dự án giúp người quản lý dự án và nhóm hoàn thành các yêu cầu của khách hàng và quản lý các hạn chế về thời gian, ngân sách và phạm vi. Tuy nhiên, với rất nhiều loại phần mềm có sẵn, việc chọn đúng công cụ có thể gây nhầm lẫn và mọi người có thể không biết bắt đầu từ đâu. 

Có rất nhiều loại phần mềm để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án trên web

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các ngành công nghiệp khác nhau hiện sử dụng các công cụ quản lý dự án trực tuyến. Các công cụ này chạy chủ yếu thông qua trình duyệt web, mặc dù một số cung cấp các ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động đồng bộ hóa với cơ sở dữ liệu trung tâm. Các công ty và cá nhân có thể mua công nghệ dựa trên đám mây này dưới dạng phần mềm dưới dạng công cụ dịch vụ (SaaS).

Khi sự phổ biến của phần mềm quản lý dự án dựa trên web tăng lên, thì sự phức tạp của nó cũng tăng theo. Nhiều ứng dụng trong số này cung cấp một số phương pháp để trực quan hóa các nhiệm vụ dự án và tiến trình mục tiêu, cộng tác với đồng nghiệp, tự động hóa quy trình công việc, chia sẻ tệp, thành viên nhóm tin nhắn và tích hợp với email. Bằng cách mở rộng bộ tính năng của họ, nhiều công cụ quản lý dự án dựa trên web cũng thuộc các loại phần mềm cộng tác hoặc phần mềm quản lý quy trình kinh doanh.

Phần mềm quản lý dự án tại chỗ

Phần mềm này thường nằm trên các máy chủ của công ty, được đặt trong một trung tâm dữ liệu và được quản lý bởi các nhân viên CNTT của công ty. Các công ty thường mua một giấy phép tại chỗ duy nhất và có thể phải mua các bản nâng cấp hoặc cập nhật bổ sung.

Một số công ty chọn mua phần mềm quản lý dự án tại chỗ vì lý do bảo mật hoặc giá cả. Khi công ty chạy phần mềm trên các máy chủ riêng của họ, họ có toàn quyền kiểm soát các giao thức lưu trữ và bảo mật dữ liệu mà họ sử dụng để bảo vệ dữ liệu đó. Các công ty doanh nghiệp có nhiều người dùng phần mềm PM cũng có thể chọn mua phần mềm tại chỗ để giảm chi phí chỗ ngồi của người dùng hoặc thời gian ngừng hoạt động bất ngờ do cập nhật sản phẩm tự động.

Microsoft Project có thể coi là một cơ sở dữ liệu với khả năng tự động hóa khá đơn giản

Tích hợp so với phần mềm giống tốt nhất

Phần mềm quản lý dự án được phân loại là một công cụ tốt nhất hoặc bộ tích hợp. Một ứng dụng tốt nhất chuyên về một khả năng cụ thể, chẳng hạn như quản lý tác vụ. Các ứng dụng bộ tích hợp kết hợp một số chức năng như quản lý tác vụ, biểu đồ Gantt và theo dõi thời gian. Mặc dù các công cụ giống tốt nhất là hữu ích, các công ty thường thích các bộ công cụ quản lý dự án tích hợp để giảm tải CNTT.

Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể chỉ cần một giải pháp quản lý dự án đơn giản với ít tính năng bao gồm các chức năng cơ bản. Các tính năng có trong loại phần mềm này là quản lý tác vụ, hợp tác nhóm, tài liệu học tập, tích hợp email và quản lý tệp.

Một phần mềm quản lý dự án toàn diện có nhiều tính năng bao gồm các chức năng quản lý dự án cốt lõi như lập lịch, quản lý tài nguyên và quản lý tài chính trên các công cụ quản lý tác vụ tiên tiến hơn. Các công ty thường sẽ trả nhiều tiền hơn cho một bộ PM toàn diện, nhưng phần mềm có thể cung cấp các ước tính chính xác hơn, kiểm soát tốt hơn các phụ thuộc và theo dõi tiến trình theo thời gian thực. Những công cụ này cũng đòi hỏi nhiều hơn và thời gian để quản lý chúng một cách hiệu quả. Các tổ chức và nhóm dự án lớn hơn thích họ, đặc biệt đối với các dự án hoặc nhóm phức tạp hơn sử dụng người quản lý dự án chuyên dụng.

Các tính năng phần mềm quản lý dự án cần có

Khi bạn nghiên cứu phần mềm quản lý dự án tiếp theo của mình, bạn có thể sẽ chọn đúng công cụ theo các tính năng mà nó cung cấp. Xem xét danh sách các tính năng quản lý dự án được yêu cầu và đề xuất này để giúp bạn bắt đầu.

– Quản lý công việc

Các tính năng quản lý tác vụ cho phép các thành viên trong nhóm dự án tạo, cập nhật và quản lý tiến trình của các nhiệm vụ trong suốt vòng đời của dự án. Tính năng này cho phép các thành viên trong nhóm: đặt phụ thuộc vào một nhiệm vụ; tạo và quản lý các nhiệm vụ từ các nhiệm vụ lớn hơn; đặt tác vụ để lặp lại hoặc lặp lại tại một thời điểm hoặc ngày được chỉ định; chỉ định nhiều hơn một người dùng cho một nhiệm vụ; nhập danh sách các tác vụ từ tệp bên ngoài. Là tính năng trung tâm của bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào, quản lý tác vụ thường mở rộng trực quan hóa các nhiệm vụ dự án trong bảng Kanban, biểu đồ Gantt, phụ thuộc thác nước và biểu đồ phát sinh.

– Hợp tác nhóm

Các tính năng cộng tác cho phép người tham gia dự án tổ chức các cuộc thảo luận dựa trên các nhiệm vụ, chỉnh sửa và nhận xét về các tệp hoặc tài liệu dự án và nhắn tin cho nhau trong các chủ đề tập trung vào dự án. Một số lựa chọn phần mềm bao gồm nhắn tin trực tiếp (DM), cảnh báo và thông báo email về các bản cập nhật dự án.

Quản lý nhóm chuyên nghiệp, hiệu quả mang lại năng suất làm viêc tăng

– Tài liệu hỗ trợ

Tài liệu hỗ trợ sử dụng phần mềm giúp các thành viên nhóm mới và hiện tại khắc phục sự cố trong phần mềm và học cách sử dụng các công cụ một cách nhanh chóng. Tài liệu và công cụ hỗ trợ có thể bao gồm: bài viết trợ giúp; video hỗ trợ; hội thảo trên web giáo dục định kỳ; chú giải công cụ trong phần mềm; chatbots; hỗ trợ qua email hoặc điện thoại.

– Tích hợp email

Các tính năng email trong một công cụ quản lý dự án sẽ: Gửi thông báo cho các thành viên nhóm cá nhân về tình trạng dự án của họ; Gửi thông báo về ngày đáo hạn, từ khóa hoặc thay đổi trạng thái; Tạo mới hoặc cập nhật các tác vụ hiện có qua email; Thêm nhận xét, tệp hoặc nhãn tùy chỉnh vào tác vụ hiện có.

Tính năng này làm tăng đáng kể năng suất vì người dùng có thể quản lý các tác vụ và cập nhật từ hộp thư đến của họ mà không cần đăng nhập vào công cụ. Các thành viên cá nhân cũng có thể đặt giới hạn về tần suất và loại thông báo email họ nhận được.

– Quản lý tài liệu

Một ứng dụng quản lý dự án tốt cung cấp không gian cho các nhóm lưu trữ và quản lý tệp trực tiếp trong công cụ hoặc bằng cách sử dụng giải pháp tích hợp của bên thứ ba. Các tính năng quản lý tài liệu PM quan trọng bao gồm: Lưu trữ tài liệu tập trung; Khả năng đính kèm tài liệu vào các nhiệm vụ; Khả năng đính kèm ghi chú và bình luận vào các tài liệu được tải lên; Tải lên nhiều tài liệu bằng cách sử dụng kéo thả; Tổ chức tài liệu trong các thư mục, dự án hoặc cài đặt tùy chỉnh; Kiểm soát phiên bản.

– Ứng dụng di động

Hôm nay công việc đã chuyển từ bàn làm việc đến cánh đồng. Bạn có thể tìm thấy các thành viên trong nhóm tại trang web của khách hàng hoặc chi nhánh văn phòng ở xa và nhiều nhân viên bắt kịp công việc trong khi đi làm. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm quản lý dự án ngày nay cũng cung cấp một ứng dụng di động để các nhóm tiếp tục liên lạc khi họ rời khỏi máy tính của họ. Hãy tìm phần mềm quản lý dự án của bạn để cung cấp ứng dụng iOS và Android.

– Triển khai phần mềm quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Các công ty nên lập kế hoạch cẩn thận về cách họ tung ra một phần mềm quản lý dự án mới. Hãy cẩn thận để mua vào từ các bên liên quan chính ở cấp độ C và trong mỗi nhóm sẽ sử dụng phần mềm. Sau đó chỉ định thời gian cho mọi người học phần mềm và thiết lập các dự án sắp tới của họ. Hãy sẵn sàng với các tài liệu hỗ trợ và một số tài liệu đào tạo để đảm bảo rằng các cá nhân dành rất ít thời gian để học phần mềm và có thể nhanh chóng xoay trở lại khối lượng công việc bình thường của họ.

Atoha là một trong những viện quản lý dự án uy tín, chất lượng

Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm các phần mềm quản lý dự án trên website của Atoha. Atoha là một trong những Viện quản lý dự án uy tín tại Việt Nam. Nếu bạn quan tâm đến một phần mềm cụ thể cho doanh nghiệp mình có thể xem thêm bài viết 10 phần mềm quản lý dự án các doanh nghiệp cần biết.