Trong giao dịch quốc tế, hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng nhất. Nó thể hiện đầy đủ nhất những nội dung mà bên người bán phải thanh toán cho người mua như tên hàng, số lượng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở, điều kiện giao hàng… Sau đây, cùng CatCarry tìm hiểu hóa đơn thương mại là gì và nó có vai trò như thế nào trong xuất nhập khẩu nhé!
Contents
Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại (tiếng anh là Commercial Invoice) được gọi tắt là Invoice, là một chứng từ thương mại dùng để thanh toán giữa người bán và người mua.
Nhằm tạo sự đơn giản hóa cũng như thống nhất các mẫu giấy tờ lưu hành trong các nghiệp vụ kinh tế, Bộ Tài chính đã quyết định cho phát hành hóa đơn thương mại thay thế hóa đơn xuất nhập khẩu trong hoạt động xuất nhập khẩu. Chứng từ này được hải quan sử dụng để xác định thuế hải quan.
Hóa đơn thương mại thường được phát hành 1 bản gốc và 2 bản sao. Tuy nhiên, pháp luật ở các nước khác nhau thường không hạn chế số lượng bản chính.
Hóa đơn thương mại là gì
>>> Tìm hiểu thêm: Đơn vị vận chuyển hàng đi Nha Trang giá rẻ uy tín chất lượng
Nội dung cần có đối với một hóa đơn thương mại
Trên một hóa đơn thương mại xuất nhập khẩu, thường có khá nhiều nội dung, tuy nhiên cũng có những nội dung bắt buộc và cũng có những nội dung được thêm vào căn cứ theo yêu cầu hay tham chiếu của các bên khi đàm phán hợp đồng.
Một số nội dung chính của hóa đơn thương mại cần có:
- Người mua (Buyer/Importer): Gồm những thông tin cơ bản như tên của công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, người đại diện, fax hoặc bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu.
- Người bán (Seller/Exporter): Giống như thông tin người mua.
- Số hóa đơn: Tên viết tắt hợp lệ do bên xuất khẩu quy định.
- Ngày phát hành: Theo hoạt động thương mại quốc tế thì invoice sẽ được lập ngay sau khi hợp đồng giữa các bên được ký kết và trước ngày xuất khẩu để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
- Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán: Phải ghi rõ điều khoản giao hàng là gì, theo bản Incoterms nào. Điều khoản thanh toán: thanh toán chuyển tiền T/T, thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C, thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P và đồng tiền thanh toán là EUR,USD,JYP,…
- Số lượng kiện (Packages): Ghi rõ tổng số lượng kiện hàng của lô hàng đó, thường ghi kèm với tổng trọng lượng cả bì (Gross Weight – kgs). Tuy nhiên, thông tin này có thể không cần thiết vì đã có trong mục Packing List.
- Các thông tin khác: Là những thông tin dùng để tham chiếu do các bên yêu cầu, không bắt buộc phải có trên hóa đơn.
Nội dung cần có của một hóa đơn thương mại
Vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu
Vì là chứng từ đặc biệt quan trọng khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, nên hóa đơn thương mại hay Invoice có những vai trò sau đây:
Chức năng thanh toán
Hóa đơn thương mại là một trong các chứng từ quan trọng để xác lập việc thanh toán với các đối tác. Vậy nên, trên hóa đơn sẽ ghi chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như tổng giá bằng số và chữ, giá của từng loại mặt hàng, đơn vị, loại tiền… và có đầy đủ về con dấu lẫn chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.
Khai giá hải quan
Giá được ghi trên hóa đơn là cơ sở để tính thuế xuất nhập khẩu (có thể khai bổ sung thêm chi phí khác). Một số thông tin khác liên quan như số hóa đơn, ngày phát hành dùng để khai báo tờ khai điện tử.
Tính tiền bảo hiểm
Tương tự như khai giá hải quan, giá trên hóa đơn thương mại cũng được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm.
Phân loại hóa đơn thương mại ở Việt Nam
Hóa đơn chiếu lệ
Hóa đơn chiếu lệ là loại chứng từ có hình thức giống hóa đơn, nhưng nó không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại.
Mục đích sử dụng
- Làm thủ tục nhập khẩu, làm chứng từ để kê khai hải quan
- Xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có)
- Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày hội chợ, triển lãm.
- Làm chứng từ để gửi kèm theo phương thức gửi bán ở nước ngoài, đại lý
- Thay thế cho một đơn chào hàng
Hóa đơn chiếu lệ
Hóa đơn tạm thời
Hóa đơn này dùng để thanh toán bước đầu giữa hai bên trong khi chờ thanh toán cuối cùng. Hóa đơn được lập khi người bán chưa rõ một hoặc một số chi tiết chính thức cho việc thanh toán cuối cùng, như: giá, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa.
Hóa đơn chính thức
Hóa đơn này dùng để xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở để thanh toán hoàn tất tiền hàng.
Hóa đơn chi tiết
Hóa đơn này dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong các trường hợp: mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại. Giá cả trong hóa đơn được chi tiết theo từng chủng loại căn cứ vào sự thỏa thuận quy định trong hợp đồng hay trong L/C.
Hóa đơn xác nhận
Hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp để xác nhận về xuất xứ của hàng hóa. Hơn nữa, được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chứng nhận xuất xứ.
Hóa đơn tập trung
Trong loại hình buôn bán thông qua trung gian hoặc chuyển khẩu hoặc tạm nhập tái xuất. Người bán hàng thực tế thường không muốn đứng tên trên hóa đơn. Vì vậy, họ sử dụng hóa đơn do một người khác ký chứ không phải là người bán hàng thực tế.
Hóa đơn lãnh sự
Hóa đơn lãnh sự là hóa đơn xác nhận của lãnh sự nước ngoài mua đang làm việc ở nước người bán. Ngoài ra, nó còn có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.
Hóa đơn hải quan
Hóa đơn này dùng để tính giá trị hàng hóa theo thuế của hải quan và tính các khoản lệ phí.
Xem ngay: https://catcarry.com/van-chuyen-quoc-te/chuyen-hang-di-campuchia.html
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng khi xuất nhập khẩu hàng hóa, nếu khai báo hóa đơn thương mại không chính xác hoặc sai sót sẽ ảnh hưởng đến thông quan hàng hóa, vậy nên bạn cần lưu ý tránh mắc phải những lỗi sau đây:
- Hóa đơn xuất khẩu và hóa đơn thương mại: Hình thức của hai loại này thì giống nhau nhưng vẫn chú ý để tránh phát hành nhầm hóa đơn thương mại thành hóa đơn xuất khẩu. Hóa đơn xuất khẩu có mục đích là chứng từ nộp thuế.
- Thiếu thông tin: Hải quan sẽ bắt lỗi bạn vì hóa đơn ghi sai hay thiếu thông tin: Hàng nhập theo điều kiện CIF nhưng hóa đơn ghi giá FOB mà không có cước phí bảo hiểm, không có tổng giá, điều khoản thanh toán…
- Đối với bộ hồ sơ hải quan: Hải quan sẽ kiểm tra rất kỹ những nội dung sau: tên và địa chỉ công ty; tên hàng; điều kiện giao hàng; phương thức thanh toán… vậy nên cần kiểm tra chính xác trước khi nộp hải quan.
Trên đây, CatCarry đã tổng hợp lại những thông tin cơ bản nhất của hóa đơn thương mại cũng như là vai trò của nó trong xuất nhập khẩu. Thông qua bài viết mong sẽ có ích cho các bạn. Nếu như bạn có thắc hay cần hỗ trợ Dịch vụ vận chuyển nội địa/quốc tế, hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0916.066.264 để được giải đáp!
