Hiện nay, đối với các máy photocopy đã tích hợp rất nhiều chức năng như: fax, in, phóng to, thu nhỏ,… các tài liệu để phục vụ tối đa các nhu cầu văn phòng. Để scan tài liệu trên các máy photocopy cần thực hiện nhiều các thao tác khác nhau. Không những vậy, tùy vào mỗi loại máy sẽ ẩn/ hiện các chức năng vị trí khác nhau. Để biết cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính, bạn có thể theo dõi hướng dẫn cụ thể cùng huynhgiatrading.com dưới đây ngay nhé!
Contents
Scan là gì? Trường cần sử dụng đến scan
Scan hay còn được biết đến như là một loại máy quét, dùng để quét các thông tin bao gồm: chữ viết, hình ảnh nằm trên các giấy tờ khác nhau thành các file dữ liệu có thể lưu trữ trên máy tính, điện thoại hay một thiết bị thứ 3 thích hợp.
Các file này sẽ được lưu trữ thành các định dạng như: JPEG, PDF, BMP,… để phù hợp với các yêu cầu khác nhau của công việc. Các công việc của thiết bị scan có thể ngược lại so với máy in hay máy photocopy là sẽ chuyển các file mềm thành bản cứng nằm trên giấy. Do đó, chỉ cần thay đổi thao tác mà chúng ta có thể biến máy photocopy thành máy scan.
Có rất nhiều các trường hợp phải sử dụng đến scan, scan ra đời để sao chép và lưu trữ các tài liệu một cách nhanh chóng nhất. Vì vậy, chỉ cần các công việc nào có nhu cầu chuyển đổi thông tin từ bản cứng sang mềm thì có thể dùng scan.
>>> Tham khảo thêm máy photocopy ricoh mới 100 ngay tại CÔNG TY TNHH CUNG CẤP THIẾT BỊ HUỲNH GIA nhé!
Công dụng của scan
Dựa vào sự thông dụng của chức năng scan mà chúng ta có thấy được tính năng này có rất nhiều ưu điểm vượt trội có thể kế đến như:
- Giúp tăng khả năng lưu trữ nhanh chóng :
-
- Đối với các tài liệu quan trọng như hợp đồng, hóa đơn,… nếu lưu trữ theo cách truyền thống có thể dẫn đến tình trạng mất khi lưu trữ với số lượng lớn. Sử dụng scan cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính sẽ giúp các tài liệu vừa được lưu trữ có sắp xếp (theo các folder), vừa tránh tình trạng lạc các thông tin/ tài liệu quan trọng.
- Khi sắp xếp theo các thư mục rõ ràng, nếu muốn tìm kiếm lại các thư mục chỉ cần tìm vào thư mục lưu trữ. Từ đó, tiết kiệm thời gian tìm kiếm các tài liệu.
- Giúp các thông tin được bảo mật: Các bản scan thường được lưu trữ trên nhiều thiết bị có thể là trên máy tính, điện thoại hay drive với các tài khoản quản lý cá nhân. Do đó đảm bảo tính an toàn cho các dữ liệu.
- Nâng cao hiệu suất công việc: Các bản scan xuất ra dưới bản mềm, vì vậy vừa thuận tiện cho việc gửi, in ấn hay lưu trữ. Từ đó, tiết kiệm thời gian và hiệu quả làm việc.
>>> Tham khảo thêm cách scan 2 mặt máy ricoh ngay tại CÔNG TY TNHH CUNG CẤP THIẾT BỊ HUỲNH GIA nhé!
Hướng dẫn một số cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính
Đối với cái máy photocopy không phải loại máy nào cũng có chứa chức năng scan tài liệu và có cùng thao tác scan giống nhau. Tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính của một số loại máy photo ngay dưới đây.
Cách scan từ máy photocopy Ricoh sáng máy tính
Để thực hiện cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính cho máy photocopy Ricoh làm theo các bước sau:
- Bước 1: Nạp bản gốc cần scan vào khay của máy photocopy. Nếu chỉ có 1 bản thì tiến hành đặt trực tiếp lên mặt kính, còn nhiều hơn đặt vào khay DF để tiến hành scan đồng loạt.
- Bước 2: Bấm nút “scanner” xuất hiện trên bản điều khiển màn hình của máy.
- Bước 3: Bấm vào “Folder” nếu muốn được scan sang “Scan to Folder”. Hay muốn chuyển tới Email thì bấm vào “Scan to Email”.
- Bước 4: Tiếp tục bấm vào “ User” mà muốn đưa bản scan tới.
- Bước 5: Nếu muốn được cài đặt thêm các tùy chọn khác có thể bấm vào chọn “ Scan Setting” trên màn hình cảm ứng.
- Original Type: Lựa chọn định dạng muốn thay đổi.
- Resolution: Độ phân giải mong muốn sau khi xuất bản mềm.
- Scan Size: Chọn kích thước của khổ giấy của bản file gốc.
- Bước 6: Hoàn thành ấn OK → Start. Để kiểm tra có thể bấm vào ô “Scanned File Status”, nếu đã hoàn thành sẽ xuất hiện dòng chữ Completed.
>>>> Tham khảo thêm cách in cmnd trên máy tính ngay tại CÔNG TY TNHH CUNG CẤP THIẾT BỊ HUỲNH GIA nhé!
Cách scan tài liệu từ máy photocopy Toshiba vào máy tính
Để scan tài liệu từ máy photocopy Toshiba vào máy tính cũng tương tự gần giống các thao tác trên máy Ricoh. Tuy nhiên nên lưu ý tại một số thao tác như:
- Nạp bản gốc → Ấn nút scan trên bàn phím (xuất hiện ngay bản scan trên màn hình) → Đặt tên file scan → Scan Setting.
- Tại scan setting sẽ xuất hiện một số tùy chọn:
- Color Mode: Lựa chọn chế độ Scan trắng/màu.
- Resolution: Độ phân giải
- Single: Chế độ scan 1 hoặc 2 mặt.
- Auto: Lựa chọn kích thước và khổ giấy muốn scan.
- Sau đó nhấn OK → Scan để tiến hành scan → bấm nút JOB FINISH để kết thúc và lưu file lại.
Trên đây là “Hướng dẫn cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính” chi tiết nhất dành cho bạn. Nếu bạn còn thắc mắc về cách lấy file scan từ máy photo hay Cách scan tài liệu từ máy photocopy Canon vào máy tính có thể liên hệ ngay với chúng tôi ngay nhé!
>>> Xem thêm các bài viết liên quan:
Dịch vụ thuê máy photocopy văn phòng uy tín tại TPHCM
