Phần mềm quản lý bán hàng là một công cụ không thể thiếu đối với các cửa hàng kinh doanh hiện nay bởi chúng mang lại nhiều tiện ích vượt trội như: quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý khách hàng, thanh toán, báo cáo,… Tuy nhiên, khi sử dụng thì không phải ai cũng hiểu rõ về ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng. Để hiểu rõ hơn hãy theo dõi bài viết dưới đây.
Contents
Giới thiệu về phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng là ứng dụng giúp quản lý việc bán hàng, quản lý data khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày và lập báo cáo tài chính. Nhờ sử dụng phần mềm này mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí,… để thực hiện các công việc này bằng thủ công. Ngoài ra, phần mềm quản lý bán hàng còn hạn chế các sai sót, từ đó giúp cho hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả hơn.
Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng được ứng dụng rộng rãi trong cửa hàng, doanh nghiệp bởi sở hữu những ưu điểm nổi bật sau đây.
Theo dõi tồn kho hiệu quả
Phần mềm bán hàng cho phép doanh nghiệp có thể theo dõi hàng tồn kho một cách dễ dàng, chẳng hạn: xem số lượng hàng hóa tồn kho, theo dõi tồn kho theo thời gian và tự động cảnh báo khi gần hết hàng.
Tránh nhầm lẫn, sai sót
Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp nhiều tính năng tiện ích giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và sai sót do tính toán thủ công, nhờ vậy mà đảm bảo tính chính xác trong việc tính tiền. Hơn nữa, phần mềm được tích hợp với nhiều hình thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ và thanh toán di động giúp việc thanh toán trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Xử lý hiệu quả khối lượng dữ liệu lớn
Với những doanh nghiệp có quy mô kinh doanh với số lượng sản phẩm lên đến hàng nghìn thì sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý theo cách thủ công thông thường. Khi đó, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác, dễ dàng, không mất nhiều thời gian mà còn tránh được sai sót.
>>> Xem thêm: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Phân tích báo cáo và dữ liệu trực quan
Một ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng đó là có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu và giúp quản lý cửa hàng một cách rất dễ dàng. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các báo cáo và phân tích dữ liệu trực quan. Qua đó bạn có thể xem xét thông tin về xu hướng bán hàng, sản phẩm phổ biến và khách hàng tiềm năng để đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh.
Kết nối trên nhiều thiết bị
Bạn có thể kết nối phần mềm quản lý bán hàng để làm việc trên bất kỳ thiết bị nào thông minh nào từ laptop, máy tính, iPad, điện thoại,…
Chi phí thấp
Chi phí để sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng đều có giá hợp lý, phù hợp với cả với những cửa hàng vừa và nhỏ, từ quán ăn tới cafe, cửa hàng thời trang,…
Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng
Bên cạnh những ưu điểm vượt trội thì vẫn tồn tại những nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng như sau.
Một số phần mềm có thể bị rò rỉ, lộ dữ liệu khách hàng
Việc lựa chọn những đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng không uy tín sẽ khiến cho phần mềm dễ bị lộ dữ liệu khách hàng hoặc sử dụng thông tin khách hàng với mục đích khác. Do đó, lời khuyên dành cho bạn đó là nên ưu tiên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng uy tín, đơn vị hoạt động lâu năm, đã được kiểm chứng bởi nhiều khách hàng để đảm bảo sự an toàn.
Có khả năng mất dữ liệu
Một trong nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng đó là có khả năng mất dữ liệu. Các dữ liệu của doanh nghiệp hay cửa hàng thông thường được lưu tại server của bên công ty cung cấp phần mềm quản lý bán hàng. Tuy nhiên, vì một số trường hợp nào đó mà bên cung cấp phần mềm bị tấn công mạng khiến cho toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp bị mất hết. Trường hợp này tuy ít xảy ra nhưng không phải là không có khả năng xảy ra và hậu quả của nó thì rất nghiêm trọng.
Đối với những phần mềm offline, file.exe phải cài vào 1 máy tính cụ thể khi dữ liệu quá tải thì nguy cơ mất dữ liệu rất cao trong trường hợp ổ cứng và máy tính bị hỏng. Đối với những phần mềm online thì không bao giờ lo mất dữ liệu cả.
Phần mềm quản lý bán hàng kém linh hoạt và khó sửa chữa theo yêu cầu
Thông thường, quản lý bán hàng được thiết kế chung cho nhiều mô hình kinh doanh khác nên giao diện sử dụng cố định như nhau. Vì vậy, đối với những doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng đặc thù đôi khi sẽ gặp khó khăn trong việc thay đổi giao diện theo yêu cầu hay thiết kế riêng cho công ty. Khi đó, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ không mang lại kết quả tích cực, ngược lại nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý bán hàng cần có kết nối internet mới sử dụng được
Hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng cần kết nối internet để có thể hoạt động, quản lý công việc bán hàng. Tuy nhiên, một số phần mềm khác có thể hoạt động offline. Đối với những phần mềm cần kết nối mạng thì khi mất điện sẽ khiến việc quản lý bị gián đoạn, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Thậm chí, doanh nghiệp có thể bị mất đơn hàng do lỗi kết nối, dữ liệu không được lưu trữ, đồng bộ.
Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ càng trước khi đưa ra quyết định có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ cho việc quản lý, theo dõi bán hàng cho doanh nghiệp của mình không.
Nên chọn phần mềm quản lý bán hàng nào?
Với những ưu nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng đã giúp có thể đưa ra lựa chọn cho riêng mình. Dưới đây là gợi ý các phần mềm quản lý bán hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và sử dụng phổ biến hiện nay.
1. Phần mềm kế toán CrystalBooks
Phần mềm kế toán CrystalBooks nằm trong top những thương hiệu được nhiều người tin tưởng và sử dụng trong nhiều năm qua. Đây là phần mềm được đánh giá cao về giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng, được thiết kế các tính năng mạnh mẽ giúp cho chủ doanh nghiệp quản lý chuỗi cửa hàng đơn giản, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, doanh thu.
Ưu điểm
- Màn hình nhập liệu tương đối dễ.
- Giao diện phần mềm dễ dùng.
- Tốc độ xử lý ổn định và tương đối nhanh.
- Dễ dàng khai báo các danh mục trên phần mềm.
- Dễ dàng thêm các khách hàng vào danh mục.
- Giao diện và danh mục báo cáo dễ nhìn.
- Tốc độ xử lý khá tốt.
- Cập nhật tự động: Danh mục hàng hóa được nhập nhanh chóng và tự động bằng nhiều cách từ nhập excel đến quét mã vạch.
- Phân loại: Hàng hóa được phân loại theo chủng loại, quy cách, hình ảnh, lô hàng, hạn sử dụng.
- Xuất nhập hàng hóa: Phần mềm tự động nhập, xuất kho ngay khi nhập hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng và tính giá trị xuất kho.
- Đa dạng phương pháp tính hàng tồn kho: Linh hoạt thay đổi các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho mà không cần phải nhập liệu lại.
- Có cảnh báo âm kho để bạn có thể biết và điều chỉnh ngay khi xuất âm kho.
- Có thể xem hoặc xuất báo cáo kho bất kỳ lúc nào.
Nhược điểm
- Khách hàng chỉ có thể tích hợp sẵn với 3 NCC hóa đơn điện từ là VNPT, BKAV và Viettel nên sẽ gặp một số giới hạn khi sử dụng NCC hóa đơn điện tử khác.
>>> Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm kê tài sản
2. Phần mềm bán hàng POS365
Khi nhắc đến phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả thì không thể nào thiếu POS365. Đây là phần mềm cược nhiều thương hiệu lớn tin tưởng sử dụng có thể kể đến như AEon, Royaltea,…
Với giao diện đơn giản, thiết kế tinh tế. đa dạng các tính năng,… chắc chắn phần mềm POS365 sẽ giúp chủ kinh doanh dễ dàng hơn trong công việc quản lý chuỗi cửa hàng.
Ưu điểm
- Giao diện tinh tế, hiện đại, dễ sử dụng và sở hữu các tính năng hoạt động phù hợp với đa số người sử dụng.
- Bán hàng mượt mà kể cả khi không có kết nối mạng.
- Có thể thanh toán với đa dạng hình thức như qua mã QR code, ví điện tử, thẻ ngân hàng,…
- Hiển thị chính xác số lượng sản phẩm, hàng hóa được bán theo thời gian thực.
- Phân loại, thêm mới, xóa hàng hóa, sản phẩm vô cùng đơn giản.
- Thêm mới thông tin khách hàng hoặc có thể tạo chương trình tích điểm khách hàng.
- Quản lý bán hàng trên tất cả các thiết bị thông minh chỉ với một tài khoản duy nhất.
- Thanh toán nhanh chóng bằng thẻ ngân hàng, ví điện tử, QR code,…
Nhược điểm
Dù sở hữu ưu điểm nổi bật trên thì vẫn còn những nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng như:
- Phần mềm này không tối ưu hóa cho việc bán hàng online công nghệ mới.
- Không liên kết với những trang bán hàng online trên sàn điện tử.
3. Phần mềm Suno
Phần mềm quản lý bán hàng Suno được thành lập bởi công ty Cổ phần Công nghệ Suno. Đây là phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Với sứ mệnh mang đến cho các cửa hàng, doanh nghiệp một phần mềm với giao diện đơn giản, dễ thao tác và chi phí thấp, cho đến nay phần mềm bán hàng Suno xứng đáng trở thành một trong những lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay.
Phần mềm quản lý bán hàng Suno sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Nguồn internet)
Ưu điểm
- Quản lý bán hàng trên tất cả các thiết bị thông minh Smart Phone, máy tính, iPad, máy tính bảng,…
- Tích hợp thiết bị bán hàng: quét mã vạch, máy in hóa đơn.
- Tích hợp với cân điện tử tiện lợi cho các siêu thị.
- Tích hợp đồng bộ đơn hàng giữa phần mềm với các kênh Website và Fanpage.
Nhược điểm
Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng của Suno:
- Phần mềm chưa được đồng bộ các sàn thương mại điện tử.
- Phần mềm Suno mới chỉ đồng bộ 3 phương thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ ngân hàng và chuyển khoản.
Trên đây là ưu nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng và tổng hợp các phần mềm tốt nhất mà bạn có thể tham khảo. Nhìn chung mỗi phần mềm quản lý bán hàng sẽ có những ưu, nhược điểm riêng và chúng luôn được cải thiện liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc kinh doanh. Mong rằng những thông tin trên đã giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích. Nếu bạn đang cần tư vấn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả thì hãy liên hệ Phần mềm kế toán CrystalBooks nhé!
